Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn là gì? Hãng Kiểm toán Es-Glocal xin gửi tới quý bạn đọc những nội dung trên thông qua bài viết dưới đây
1/ Chi phí trả trước là gì
Chi phí trả trước là một khoản chi phí đã phát sinh; mà công ty phải bỏ ra để mua một CCDC hay một số tài sản khác; có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ của công ty; nhưng chưa được tính hết vào chi phí sản xuất hay kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa theo thời gian sử dụng thì chi phí được chia ra làm hai loại chính; là chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn.
2/ Chi phí trả trước ngắn hạn
Chi phí trả trước ngắn hạn là những khoản chi phí thực tế đã phát sinh; nhưng có liên quan tới hoạt động sản xuất; kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán trong một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh; nên chưa thể tính hết vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phát sinh; mà được tính vào hai hay nhiều kỳ kế toán tiếp theo. Một số nghiệp vụ liên quan đến chi phí trả trước như sau.
– Chi phí trả trước về thuê cửa hàng, nhà xưởng, nhà kho, văn phòng; cho một năm tài chính hoặc một chu kỳ kinh doanh.
– Chi phí trả trước về thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động kinh doanh của một năm tài chính; hoặc một chu kỳ kinh doanh.
– Chi phí mua các loại bảo hiểm (Bảo hiểm cháy, nổ; bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải; bảo hiểm thân xe…) và các loại lệ phí mua và trả một lần trong năm.
– Công cụ dụng cụ thuộc tài sản lưu động xuất dùng một lần với giá trị lớn và công cụ; dụng cụ có thời gian sử dụng dưới một năm.
– Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê với kỳ hạn tối đa là một năm tài chính; hoặc một chu kỳ kinh doanh.
– Chi phí mua các tài liệu kỹ thuật và các khoản chi phí trả trước ngắn hạn khác; được tính phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong một năm tài chính; hoặc một chu kỳ kinh doanh.
Các chi phí ngắn hạn khác
– Chi phí trong thời gian ngừng việc (Không lường trước được).
– Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần quá lớn cần phải phân bổ cho nhiều kỳ kế toán (tháng, quý) trong năm tài chính; hoặc một chu kỳ kinh doanh.
– Chi phí trả trước ngắn hạn khác (như lãi tiền vay trả trước, lãi mua hàng trả chậm, trả góp…).
Lưu ý: Trong quá trình hạch toán có một số nghiệp vụ liên quan đến chi phí trả trước; nhưng do giá trị nhỏ thuộc loại phân bổ 1 lần hay thuộc loại phân bổ 2 lần; thì chúng ta cần phải xác định rõ trước khi hạch toán.
3/ Chi phí trả trước dài hạn
Chi phí trả trước dài hạn là một khoản chi phí mà công ty đã bỏ ra để mua một tài sản sử dụng trong công ty; và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; trong nhiều niên độ kế toán (2 năm tài chính) trở lên; nhưng chưa được tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh; mà phải phân bổ dần vào các kỳ kế toán tiếp theo.
a) Chi phí trả trước dài hạn gồm
– Chi phí trả trước về thuê hoạt động tài sản cố định (Quyền sử dụng đất; nhà xưởng; kho tàng; văn phòng làm việc; cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhiều năm tài chính. Trường hợp trả trước tiền thuê đất có thời hạn nhiều năm; và được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì số tiền trả trước về thuê đất có thời hạn; không được hạch toán vào Tài khoản 242 mà hạch toán vào Tài khoản 213.
– Tiền thuê cơ sở hạ tầng đã trả trước cho nhiều năm và phục cho kinh doanh nhiều kỳ; nhưng không được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng.
– Chi phí trả trước phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều năm tài chính.
– Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo; quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động; được phân bổ tối đa không quá 3 năm.
– Chi phí nghiên cứu có giá trị lớn được phép phân bổ cho nhiều năm.
– Chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình.
– Chi phí đào tạo cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật.
– Chi phí di chuyển địa điểm kinh doanh; hoặc tổ chức lại doanh nghiệp phát sinh lớn được phân bổ cho nhiều năm. Nếu chưa lập dự phòng cơ cấu doanh nghiệp.
– Chi phí mua các loại bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ; bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ Phương tiện vận tải; bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản…); và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều năm tài chính.
– Công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần với giá trị lớn và bản thân công cụ; dụng cụ tham gia vào hoạt động kinh doanh trên một năm tài chính; phải phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí trong nhiều năm.
b) Các chi phí dài hạn khác
– Chi phí đi vay trả trước dài hạn như lãi tiền vay trả trước; hoặc trả trước lãi trái phiếu ngay khi phát hành.
– Lãi mua hàng trả chậm, trả góp.
– Chi phí phát hành trái phiếu có giá trị lớn phải phân bổ dần.
– Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, phải phân bổ nhiều năm.
– Số kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và chênh lệch tỷ giá hối đoái; do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (Trường hợp lỗ tỷ giá); của hoạt động đầu tư XDCB (Giai đoạn trước hoạt động) khi hoàn thành đầu tư.
– Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại và thuê tài chính.
– Số chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động.
– Chi phí liên quan đến BĐS đầu tư sau khi ghi nhận ban đầu; không thoả mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá BĐS đầu tư nhưng có giá trị lớn phải phân bổ dần.
– Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty mẹ – công ty con có phát sinh lợi thế thương mại; hoặc khi cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước có phát sinh lợi thế kinh doanh.
– Các khoản khác.
Việc hạch toán và phân bổ chi phí trả trước dài hạn cần phải căn cứ vào một số tính chất, giá trị và thời hạn sử dụng của tài sản đó.
4/ Trình bày chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn trên BCTC
Hiện nay, khi áp dụng TT200/2014/TT-BTC thay thế QĐ15 thì doanh nghiệp không còn theo dõi chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn trên 2 tài khoản 142, 242. Nhưng khi trình bày BCTC thì phải phân biệt chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn. Vậy việc phân loại là căn cứ vào kỳ hạn gốc hay căn cứ trến kỳ hạn còn lại?
Theo TT200/2014/TT-BTC tại Điều 102, Khoản 4 quy định về nguyên tắc lập và trình bày Báo cáo tài chính của doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục như sau:
“4. Phân loại tài sản và nợ phải trả: Tài sản và nợ phải trả trên Bảng cân đối kế toán phải được trình bày thành ngắn hạn và dài hạn, trong từng phần ngắn hạn và dài hạn các chỉ tiêu được sắp xếp thành tính thanh khoản giảm dần.
a) Tài sản hoặc nợ phải trả có thời gian đáo hạn còn lại không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường kể từ thời điểm báo cáo được phân loại là ngắn hạn;
b) Những tài sản và nợ phải trả không được phân loại là ngắn hạn thì được phân loại là dài hạn
c) Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán phải thực hiện tái phân loại tài sản và nợ phải trả được phân loại là dài hạn trong kỳ trước nhưng có thời gian đáo hạn còn lại không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường kể từ thời điểm báo cáo thành ngắn hạn.”
Như vậy: Khoản mục chi phí trả trước phải được tái phân loại tại thời điểm lập BCTC?
Theo Công văn số 12568/BTC-CĐKT ngày 9 tháng 9 năm 2015 của Bộ tài chính giải thích các nội dung của Thông tư 200 như sau:
“12. Về chi phí trả trước
Đối với khoản mục chi phí trả trước thì việc phân loại ngắn hạn và dài hạn căn cứ vào kỳ hạn gốc của từng khoản chi phí trả trước mà không căn cứ vào kỳ hạn còn lại để phân loại ngắn hạn, dài hạn (không tái phân loại chi phí trả trước dài hạn thành ngắn hạn)”
Như vậy: Doanh nghiệp không phải phân loại lại chi phí trả khi lập báo cáo tài chính. Doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính đối với khoản mục chi phí trả trước căn cứ vào các chỉ tiêu sau:
+ Căn cứ vào kỳ hạn gốc của từng khoản chi phí trả trước
+ Doanh nghiệp không căn cứ vào kỳ hạn còn lại để phân loại chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn giống các khoản phải thu, nợ phải trả."
Ví dụ: Hãng Kiểm toán Es-Glocal có khoản trả trước tiền thuê văn phòng trong 2 năm 2019, 2020 là 100 triệu đồng. Khi lập báo cáo tài chính năm 2019, Công ty phân loại khoản chi phí trả trước này tại ô mã số 261 (chi phí trả trước dài hạn) trên bảng cân đối kế toán.
Khi lập báo cáo tài chính năm 2020 thì khoản tiền thuê văn phòng của năm 2020 vẫn được ghi nhận trên ô 261 mà không phải phân loại lại chi phí trả trước dài hạn trên thành ngắn hạn.
5/ Hạch toán chi phí trả trước
a) Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước phải phân bổ dần vào chi phí SXKD của nhiều kỳ, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 153, 331, 334, 338, ...
Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 635, 641, 642
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
b) Khi trả trước tiền thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động kinh doanh cho nhiều kỳ, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, chi phí trả trước bao gồm cả thuế GTGT.
c) Đối với công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ, khi xuất dùng, cho thuê, ghi:
- Khi xuất dùng hoặc cho thuê, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ.
- Định kỳ tiến hành phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê đã xuất kho theo tiêu thức hợp lý. Căn cứ để xác định mức chi phí phải phân bổ mỗi kỳ có thể là thời gian sử dụng hoặc khối lượng sản phẩm, dịch vụ mà công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh trong từng kỳ kế toán. Khi phân bổ, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642, ...
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
d) Trường hợp mua TSCĐ và bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả góp:
- Khi mua TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình hoặc mua bất động sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả góp và đưa về sử dụng ngay cho SXKD, hoặc để nắm giữ chờ tăng giá hoặc cho thuê hoạt động, ghi:
Nợ các TK 211, 213, 217 (nguyên giá - ghi theo giá mua trả tiền ngay)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa Tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) Giá mua trả tiền ngay trừ (-) Thuế GTGT (nếu có))
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
- Định kỳ, thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112 (số phải trả định kỳ bao gồm cả giá gốc và lãi trả chậm, trả góp phải trả định kỳ).
- Định kỳ, tính vào chi phí theo số lãi trả chậm, trả góp phải trả, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
đ) Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh lớn, doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ, phải phân bổ chi phí vào nhiều kỳ kế toán, khi công việc sửa chữa hoàn thành:
- Kết chuyển chi phí sửa chữa TSCĐ vào tài khoản chi phí trả trước, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước.
Có TK 241 - XDCB dở dang (2413).
- Định kỳ, tính và phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642, ...
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
e) Trường hợp doanh nghiệp trả trước lãi tiền vay cho bên cho vay:
- Khi trả trước lãi tiền vay, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
- Định kỳ, khi phân bổ lãi tiền vay theo số phải trả từng kỳ vào chi phí tài chính hoặc vốn hoá tính vào giá trị tài sản dở dang, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (chi phí đi vay ghi vào chi phí SXKD trong kỳ)
Nợ TK 241 - XDCB dở dang (nếu chi phí đi vay được vốn hoá vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung (nếu chi phí đi vay được vốn hoá vào giá trị tài sản sản xuất dở dang)
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
g) Khi doanh nghiệp phát hành trái phiếu theo mệnh giá để huy động vốn vay, nếu doanh nghiệp trả trước lãi trái phiếu ngay khi phát hành, chi phí lãi vay được phản ánh vào bên Nợ TK 242 (chi tiết lãi trái phiếu trả trước), sau đó phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí.
- Tại thời điểm phát hành trái phiếu, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (tổng số tiền thực thu)
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (chi tiết lãi trái phiếu trả trước)
Có TK 34311 - Mệnh giá trái phiếu.
- Định kỳ, phân bổ lãi trái phiếu trả trước vào chi phí đi vay từng kỳ, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (nếu tính vào chi phí tài chính trong kỳ)
Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (nếu được vốn hoá vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung (vốn hoá vào tài sản sản xuất dở dang)
Có TK 242 - Chi phí trả trước (chi tiết lãi trái phiếu trả trước) (số lãi trái phiếu phân bổ trong kỳ).
h) Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty mẹ - công ty con (mua tài sản thuần), tại ngày mua nếu phát sinh lợi thế thương mại:
- Nếu việc mua, bán khi hợp nhất kinh doanh được bên mua thanh toán bằng tiền, hoặc các khoản tương đương tiền, ghi:
Nợ các TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217.… (theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua)
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (chi tiết lợi thế thương mại)
Có các TK 331, 3411, … (theo giá trị hợp lý của các khoản nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu)
Có các TK 111, 112, 121 (số tiền hoặc các khoản tương đương tiền bên mua đã thanh toán).
- Nếu việc mua, bán khi hợp nhất kinh doanh được thực hiện bằng việc bên mua phát hành cổ phiếu, ghi:
Nợ các TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217, … (theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua)
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (chi tiết lợi thế thương mại)
Nợ TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần (giá phát hành nhỏ hơn mệnh giá)
Có TK 4111 - Vốn góp của chủ sở hữu (theo mệnh giá)
Có các TK 331, 3411… (theo giá trị hợp lý của các khoản nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu)
Có TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần(giá phát hành lớn hơn mệnh giá).
i) Các doanh nghiệp chưa phân bổ hết lỗ chênh lệch tỷ giá trong giai đoạn trước hoạt động phải kết chuyển toàn bộ số lỗ lũy kế đang theo dõi trên TK 242 sang TK 635 - Chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
k) Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu khoản tiền thuê đất trả trước không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình, được đánh giá tăng vốn Nhà nước, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Có TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
l) Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu giá trị thực tế của vốn Nhà nước lớn hơn giá trị ghi sổ của vốn Nhà nước, kế toán ghi tăng vốn Nhà nước và ghi nhận phần chênh lệch là lợi thế kinh doanh, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Có TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
m) Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước được phản ánh trên TK 242 và phân bổ dần tối đa không quá 3 năm, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
Như vậy, Hãng Kiểm toán Es-Glocal đã chia sẽ tới quý bạn đọc Chi phí trả trước ngắn hạn dài hạn là gì? Chúng tôi hi vọng bài viết trên đây sẽ đem lại những kiến thức bổ ích tới quý bạn đọc.
Mời quý bạn đọc theo dõi các bài viết tiếp theo của chúng tôi.
