Hãng kiểm toán Es-glocal (http://es-glocal.com) xin giới thiệu tới bạn đọc bài viết Các nội dung bắt buộc phải ghi trên hóa đơn GTGT theo Thông tư 39. Bài viết sẽ tập trung đi sâu các vấn đề như Các chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn GTGT, Các trường hợp như hóa đơn không có số lượng đơn giá Quy định về chữ ký trên hóa đơn, ,..
1. Các nội dung bắt buộc phải ghi trên hóa đơn GTGT theo Thông tư 39
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, 119/2014/TT-BTC và 26/2015/TT-BTC quy định:
Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng và các nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập cụ thể như sau:
#1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
a. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.
b. Tên loại hoá đơn:
- Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hoá đơn.
Ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng…
- Trường hợp hoá đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hoá đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.
Ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng - phiếu bảo hành, hoá đơn giá trị gia tăng (phiếu bảo hành), hóa đơn giá trị gia tăng - phiếu thu tiền, hóa đơn giá trị gia tăng (phiếu thu tiền) …
c. Ký hiệu mẫu số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn.
- Ký hiệu mẫu số hoá đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hoá đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn (một loại hoá đơn có thể có nhiều mẫu).
- Ký hiệu hoá đơn là dấu hiệu phân biệt hoá đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.
- Đối với hoá đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hoá đơn đặt in. Đối với hoá đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hoá đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hoá đơn được in ra.
Ví dụ: Công ty ABC thông báo phát hành hoá đơn tự in vào ngày 7/6/2017 với số lượng hoá đơn là 500 số, từ số 201 đến hết số 700. Đến hết năm 2017, Công ty chưa sử dụng hết 500 số hoá đơn đã thông báo phát hành. Năm 2018, Công ty được tiếp tục sử dụng cho đến hết 500 số hoá đơn đã thông báo phát nêu trên.
- Trường hợp doanh nghiệp X không muốn tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng thì thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng và thực hiện Thông báo phát hành hoá đơn mới theo quy định.
d. Tên liên hóa đơn:
Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:
+ Liên 1: Lưu.
+ Liên 2: Giao cho người mua.
Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định. Riêng hoá đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.
Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hoá đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.
Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hoá đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hoá đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hoá đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.
đ. Số thứ tự hoá đơn.
Số thứ tự của hoá đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hoá đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.
e. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
g. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
h. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn.
- Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
i. Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hoá đơn.
k. Tên tổ chức nhận in hoá đơn.
Trên hoá đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hoá đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hoá đơn đặt in.
l. Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;
- Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn
- Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra).
#2. Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập
a) Ngoài nội dung bắt buộc ở phần trên, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.
b) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.
Xem thêm: Hướng dẫn viết hóa đơn giá trị gia tăng theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
http://es-glocal.com/huong-dan-viet-hoa-don-gia-tri-gia-tang-theo-thong-tu-392014tt-btc.html
#3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc
a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính"
b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hoá đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:
- Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
- Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.
- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
(Theo Mục 2 Công văn 1839/TCT-CS) thì:
Bỏ hướng dẫn: Trên hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Trên hóa đơn đặt in vẫn phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.
Qua đây, chúng tôi đã giới thiệu với bạn đọc toàn bộ bài viết Các nội dung bắt buộc phải ghi trên hóa đơn GTGT theo Thông tư 39
http://es-glocal.com/noi-dung-bat-buoc-phai-ghi-tren-hoa-don-gtgt.html
Mời các bạn tiếp tục đón đọc, ủng hộ các bài viết tiếp theo:
- Hướng dẫn xử lý chi tiết các trường hợp viết SAI hóa đơn GTGT http://es-glocal.com/huong-dan-xu-ly-chi-tiet-cac-truong-hop-viet-sai-hoa-don-gtgt.html
