Hôm nay mời bạn đọc cùng Hãng Kiểm toán Es-glocal tim hiểu về Chi phí quản lý Doanh nghiệp để hiểu rõ hơn về chi phí này nhé.
Chi phí quản lý Doanh nghiệp là gì? Kết cấu và định khoản như thế nào?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tùy vào loại hình hoạt động của doanh nghiệp mà chi phí phát sinh khác nhau. Nhiều kế toán vẫn thường vấp phải nhiều sai sót trong quá trình hạch toán loại tài khoản này. Trong bài viết này Hãng Kiểm toán Es-glocal xin chia sẻ một số vấn đề liên quan đến vấn đề hạch toán chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp mới nhất theo quy định của Thông tư 200 về chế độ kế toán.
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các khoản sau:
-Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: gồm các khoản tiền lương và các khoản phụ cấp, ăn giữa ca phải trả cho lãnh đạo, cán bộ nhân viên các phòng ban và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn
-Chi phí vật liệu phục vụ cho quản lý doanh nghiệp.
-Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
-Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ chung cho toàn doanh nghiệp như nhà văn phòng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn, thiết bị văn phòng ….
-Thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí khác
-Chi phí dự phòng như dự phòng phải thu khó đòi
-Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp như: chi phí điện, nước, điện thoại, fax, chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê nhà làm văn phòng …
-Chi phí khác bằng tiền đã chi ra để phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp như: chi phí tiếp khách cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí tổ chức hội nghị, hội họp, công tác phí, chi phí kiểm toán…
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Bên Nợ:
- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;
- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
Bên Có:
- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
Lưu ý: Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, b ảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
- Tài khoản 6422 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn ph òng phẩm... vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,... (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).
- Tài khoản 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ , đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).
- Tài khoản 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấ u hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên v ăn phòng,...
- Tài khoản 6425 - Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,... và các khoản phí, lệ phí khác.
- Tài khoản 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,... (không đ ủ tiêu chuẩn ghi nhậ n TSCĐ) được tính theo phương pháp phân b ổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
- Tài khoản 6428 - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao đ ộng nữ,...
Trên đây là một số cái nhìn tổng quát về chi phí quản lý doanh nghiệp để các bạn khái quát lại các vấn đề xoay quanh chi phí quản lý doanh nghiệp để các bạn nắm rõ các vấn đề về loại tài khoản này.
Việc hạch toán cụ thể một số nghiệp vụ căn bản thường xuyên xuất hiện trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp mà kế toán đặc biệt chú ý để có thể làm tốt hơn trong nghiệp vụ của mình:
- Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện...) của nhân viên quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có các TK 334, 338.
- Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,...
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Có các TK 111, 112, 242, 331,...
- Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 153 - Công cụ. dụng cụ
- Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,...
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.
- Thuế môn bài, tiền thuê đất,... phải nộp Nhà nước :
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
- Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
- Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:
+Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
+Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
+ Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đ òi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.
+ Doanh nghiệp trích lập dự phòng đối với khoản cho vay, ký cược, ký quỹ, tạm ứng… được quyền nhận lại tương tự như đối với các khoản phải thu theo quy định của pháp luật.
+ Khi trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái c ơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 352 - Dự phòng phải trả.
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ h ơn số dự phòng phải trả đ ã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí :
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331, 335,...
- Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý
+ Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 335 - Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nh ưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)
Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh:
Nợ các TK 335, 352
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,...
+ Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến bộ phận quản lý trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
- Chi phí hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác :
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ thuế)
- Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).
- Sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích quản lý:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).
-Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế):
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.
- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp:
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Đối với các doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành công ty cổ phần, kế toán xử lý các khoản nợ phải thu khó đ òi khi xác định giá trị doanh nghiệp như sau:
+ Đối với các khoản nợ phải thu đã có đủ căn cứ chứng minh theo quy định là không có khả năng thu hồi được, kế toán căn cứ các chứng từ có liên quan như quyết định xoá nợ, quyết định xử lý trách nhiệm tổ chức, cá nhân phải bồi thường:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)(Phần đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)
Có các TK 131, 138,...
+ Đối với các khoản phải thu quá hạn được bán cho Công ty Mua bán nợ của doanh nghiệp theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:
Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa được lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thoả thuận)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tổn thất còn lại)
Có các TK 131, 138,...
Trường hợp khoản phải thu khó đòi đã được lập dự phòng nhưng số dự phòng không đủ bù đắp tổn thất, khi bán nợ phải thu thì số tổn thất còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp ( hạch toán bổ sung) , ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thoả thuận)
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (phần đã trích lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn này)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tổn thất còn lại)
Có các TK 131, 138...
- Đối với các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng, chi cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định cổ phần hoá doanh nghiệp và được cơ quan quyết định giá trị doanh nghiệp xử lý như khoản phải thu không có khả năng thu hồi.
Nợ các TK 111, 112, 334 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
- Kế toán phân bổ khoản lợi thế kinh doanh phát sinh từ việc cổ phần hóa
Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước được phản ánh trên TK 242 - Chi phí trả trước và phân bổ dần tối đa không quá 3 năm
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trên đây là một số chia sẻ của Hãng Kiểm toán Es-glocal về vấn đề hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, chúc các bạn thành công.
