Hãng kiểm toán Es-Glocal (http://es-glocal.com) xin giới thiệu tới bạn đọc bài viết Phân biệt rõ ràng giữa cột HỦY và XÓA BỎ hóa đơn trong BC THSDHĐ. Các nội dung liên quan đến bài viết gồm Cách viết hóa đơn GTGT, Thời điểm xuất hóa đơn, Thời hạn kê khai hóa đơn, Cách xử lý hóa đơn viết sai,mất, bỏ sót, Các mức phạt liên quan đến hóa đơn...
Để tiện theo dõi các bạn lướt qua nội dung dưới đây trước nhé:
#1. Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT
a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này.
b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
- Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
- Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.
c) Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
Đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, khi lập hóa đơn được thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập. Chi tiết mỗi số hóa đơn giao khách hàng được thể hiện trên một dòng của Bảng kê với đầy đủ các tiêu thức đã được đăng ký tại hóa đơn mẫu gửi cùng Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bảng kê được lập hàng tháng, được in ra giấy để lưu trữ bảo quản hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong). Việc bảo quản, lưu trữ bảng kê thực hiện theo quy định hiện hành về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Nếu lưu trữ bằng giấy thì bảng kê phải có đầy đủ tên, chữ ký người lập bảng kê; tên, chữ ký thủ trưởng đơn vị; dấu đơn vị. Nếu lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì bảng kê phải có chữ ký điện tử của đơn vị và nội dung bảng kê phải đảm bảo có thể truy cập kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ thông tin trên bảng kê hóa đơn đã lập trong ngày, trong tháng và phải đảm bảo lưu trữ để cung cấp cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác khi có yêu cầu”.
d) Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.
#2.Phân biệt rõ ràng giữa cột HỦY và XÓA BỎ hóa đơn trong BC THSDHĐ
#2.1 Xóa bỏ hóa đơn
Theo Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014 hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập:
- Nếu phát hiện hóa đơn lập sai (chưa giao cho người mua) thì gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đó lại.
- Nếu phát hiện hóa đơn lập sai (đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai) thì lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn viết sai. Và gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn đó.
Theo Khoản 2.8 phụ lục 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn:
- Nếu người mua hàng là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hoá, 2 bên phải lập biên bản ghi rõ lý ro trả lại hàng và bên bán phải lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập.
Như vậy: Tất cả các hóa đơn viết sai dù đã xé hay chưa xé khỏi cuống, dù đã giao hay chưa giao cho khách mà phải gạch chéo, thu hồi hoặc hủy thì các bạn cho hết vào cột “XÓA BỎ”
- Cột “HỦY”: Là những hóa đơn phải hủy theo quy định tại Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC
>>>Xem thêm bài viết cách xử lý hoá đơn viết sai chi tiết từng trường hợp tại đây nhé!
#2.2 Hủy hóa đơn
Theo Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định Các trường hợp hủy hóa đơn:
- Hoá đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hoá đơn.
- DN có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn.
+ Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
+ Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.
- Các loại hoá đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
#3. Các trường hợp hủy hóa đơn giá trị gia tăng
a. Hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn.
b. Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn.
- Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
- Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.
c. Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
d. Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Chú ý:
- Nếu các bạn viết sai hóa đơn GTGT các bạn chỉ cần lập biên bản thu hồi hóa đơn là được không cần phải làm thủ tục hủy hóa đơn.
- Trường hợp hóa đơn viết sai đã kê khai thì lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh (Không phải hủy hóa đơn).
#4. Thủ tục hủy hóa đơn giá trị gia tăng
a. Lập Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy
b. Thành lập Hội đồng hủy hoá đơn. (Hội đồng huỷ hoá đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức)
- Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hoá đơn.
c. Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót
d. Hồ sơ hủy hoá đơn gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh)
- Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy
+ Bảng kiểm kê ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hoá đơn nếu số hoá đơn cần huỷ không liên tục)
- Biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả hủy hoá đơn (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC)
+ Thông báo kết quả hủy hoá đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy
>>> Tải thông báo kết quả hủy hóa đơn tại đây nhé!
Chú ý:
- Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại Doanh nghiệp.
- Riêng Thông báo kết quả hủy hoá đơn phải lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế (chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn).
- Các hình thức huỷ hoá đơn:
+ Cắt góc (Cắt góc dưới bên phải, góc phần chữ ký thủ trưởng đơn vị)
+ Đốt
+ Xé nhỏ
(Trong các hình thức huỷ trên thì các bạn nên chọn Cắt góc, lưu ý thêm: Mỗi chi cục thuế lại yêu cầu 1 hình thức khác nhau. Nơi thì yêu xé nát và lưu tại Công ty không được cắt góc. Nơi thì hướng dẫn là Đốt. Nơi thì hướng dẫn cắt góc ...)
#5. Các câu hỏi liên quan
Hỏi: Cách phân biệt rõ ràng giữa cột hủy và xóa bỏ hóa đơn trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như thế nào?
Trả lời: ES đã chia sẻ Cách phân biệt rõ ràng giữa cột hủy và xóa bỏ hóa đơn trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bạn xem tại đây nhé.
Hỏi: Trường hợp hóa đơn viết sai đã kê khai thì có phải hủy hóa đơn không?
Trả lời: Không bạn nhé, chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh.
Hãng Kiểm toán ES vừa tổng hợp đến bạn đọc bài viết Phân biệt rõ ràng giữa cột HỦY và XÓA BỎ hóa đơn trong BC THSDHĐ theo quy định mới nhất. ES xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý bạn đọc thời gian qua đã ủng hộ chúng tôi. Nếu có vấn đề chưa rõ hoặc cần hỗ trợ, bạn đọc có thể để lại bình luận bên dưới hoặc đặt câu hỏi theo đường dẫn dưới đây để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất:https://esaudit.com.vn/hoi-dap/.Cảm ơn các bạn, chúc các bạn thành công!
