Những lưu ý về hóa đơn GTGT điện tử mà kế toán phải biết là gì? Thời hạn kê khai hóa đơn là bao giờ? Hãng Kiểm toán Es-Glocal xin được chia sẻ tới bạn đọc về các lưu ý này qua bài viết dưới đây.

lưu ý về hóa đơn GTGT điện tử
Lưu ý về hóa đơn GTGT điện tử

Để tiện theo dõi, mời các bạn đọc lướt qua nội dung chính dưới đây liên quan đến lưu ý về hóa đơn GTGT điện tử trước nhé.

Mục lục

#1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào có thể hiểu là những dạng hóa đơn dùng vào mục đích mua sắm các hàng hóa, vật tư phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

#2. Những chứng từ cần thiết đối với một hoá đơn GTGT điện tử mua vào hoặc bán ra

- Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa

Trong trường hợp hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra.

- Phiếu xuất kho đối với hàng hoá bán ra; phiếu nhập kho đối với hàng hoá mua vào;

- Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;

- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

Lưu ý: Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng quy định của pháp luật.

#3. Lưu ý đối với hóa đơn GTGT điện tử đầu vào

#3.1. Hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên

Điều kiện bắt buộc với hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu là phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Một số lưu ý cụ thể:

+ Hóa đơn được thanh toán làm nhiều lần:

Khi thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán.

Trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.

+ Đối với hóa đơn mua cùng trong một ngày:

Trường hợp trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị với tổng tiền mua từ 20 triệu đồng trở lên nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng.

Do đó khi thanh toán bằng tiền mặt, cần phải rà soát hóa đơn của một đơn vị trong một ngày, tránh trường hợp tổng số tiền mua bán từ 20 triệu đồng trở lên.

+ Chuyển tiền qua ngân hàng:

Việc chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

+ Thời điểm thanh toán:

Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường, nhưng nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này bị loại ra và không được khấu trừ.

#3.2. Khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với tài sản cố định

Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.

#3.3. Hóa đơn đã kê khai năm trước nhưng năm sau mới hạch toán

Đối với hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ.

#3.4. Hóa đơn đối với dự án

Thuế giá trị gia tăng của một số dự án trong doanh nghiệp nếu đến thời điểm quyết toán đã bị hủy bỏ thì sẽ không được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng đó.

Do đó, cần phải chuyển các chi phí đó sang các dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để tránh bị loại khoản thuế này.

#4. Lưu ý đối với hóa đơn đầu ra

- Phải kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn GTGT xuất ra mỗi tháng, để chắc chắn không bỏ sót hóa đơn nào

=> Nếu bỏ sót thì ngay lập tức phải lập hóa đơn bổ sung và kê khai nộp thuế.

– Trường hợp doanh nghiệp trả lương cho người lao động bằng sản phẩm hàng hóa thành phẩm của mình, xuất hàng biếu tặng, làm từ thiện…. đều phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế GTGT.

- Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa đã được đăng ký kinh doanh trong giấy phép kinh doanh.

- Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế suất áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó.

Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao.

=> Ví dụ như ở một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ lại là 10%.

- Các dòng thừa trên hóa đơn GTGT kế toán phải gạch chéo.

#5. Thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào, đầu ra

- Theo Khoản 8 điều 14 Thông tư số 219/2013/TT- BTC của Bộ tài chính:

Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho.
- Trường hợp DN phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

=> Căn cứ quy định trên thì Thời hạn kê khai hóa đơn GTGT đầu vào không còn bị giới hạn, (nhưng phải trước khi cơ quan thuế có quyết định thanh tra, kiểm tra thuế).

- Theo Công văn 414/TCT-KK ngày 30/1/2018 của Tổng cục thuế:

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp trong tháng 11/2016, Công ty CP sản xuất thương mại và dịch vụ Thiên An phát hiện hóa đơn, chứng từ của các kỳ tính thuế tháng 8/2015, 10/2015, 12/2015 và tháng 11/2016 bị bỏ sót chưa kê khai thì thực hiện kê khai, khấu trừ bổ sung như sau:

- Thời hạn hóa đơn đầu ra: Hóa đơn đầu ra xuất bán phát sinh kỳ nào thì thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn đó. Đồng thời, đề nghị cơ quan thuế quản lý trực tiếp kiểm tra, xác minh cụ thể nguyên nhân kê khai chậm, sót các hóa đơn đầu ra của Công ty CP sản xuất thương mại và dịch vụ Thiên An, xác định số thuế phải nộp kê khai thiếu và tính tiền chậm nộp theo quy định.

- Thời hạn hóa đơn đầu vào: thời điểm phát hiện hóa đơn bỏ sót kỳ nào thì kê khai, khấu trừ bổ sung tại kỳ tính thuế phát hiện hóa đơn bỏ sót nhưng phải trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định, kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

Tổng cục Thuế trả lời để đơn vị được biết, thực hiện./.

- Theo Công văn 4943/TCT-KK ngày 23/11/2015 của Tổng cục thuế:

Căn cứ hướng dẫn trên, trường hợp người nộp thuế phát hiện hóa đơn, chứng từ của các kỳ trước bị bỏ sót chưa kê khai thì thực hiện kê khai, khấu trừ bổ sung như sau:

- Đối với người bán: hóa đơn đầu ra xuất bán phát sinh kỳ nào thì thực hiện khai bổ sung, Điều chỉnh kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn đó theo quy định.

Ví dụ 4: Tháng 04/2015 người nộp thuế phát hiện hóa đơn GTGT đầu ra phát sinh tháng 01/2015 chưa kê khai thì người nộp thuế nộp hồ sơ khai bổ sung, Điều chỉnh hồ sơ khai thuế GTGT của kỳ tính thuế tháng 01/2015 theo quy định.

- Đối với người mua: thời Điểm phát hiện hóa đơn bỏ sót kỳ nào thì kê khai, khấu trừ bổ sung tại kỳ tính thuế phát hiện hóa đơn bỏ sót nhưng phải trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định, kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

Ví dụ 5: Tháng 05/2015 người nộp thuế phát hiện hóa đơn mua vào phát sinh tháng 12/2014 chưa kê khai thì NNT kê khai vào “Mục I - Hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ” trên tờ khai 01/GTGT của kỳ tính thuế tháng 04/2015 (nếu còn trong thời hạn khai thuế) hoặc tháng 05/2015 nhưng phải trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

#6. Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến những lưu ý về hóa đơn GTGT điện tử

Hỏi: Những chứng từ cần thiết đối với một hóa đơn GTGT điện tử mua vào hoặc bán ra?

Trả lời: ES đã chia sẻ các chứng từ cần thiết đối với một hóa đơn GTGT bạn xem tại đây nhé.

Hỏi: Lưu ý đối với hóa đơn GTGT có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên?

Trả lời: ES đã chia sẻ những lưu ý đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên bạn xem tại đây nhé.

Hỏi: Lưu ý đối với hóa đơn GTGT điện tử đầu ra?

Trả lời: ES đã chia sẻ những lưu ý đối với hóa đơn đầu ra bạn xem tại đây nhé.

Hỏi: Thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào, đầu ra?

Trả lời: ES đã chia sẻ thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào, đầu ra bạn xem tại đây nhé.

Như vậy, trên đây Hãng Kiểm toán ES vừa chia sẻ xong nội dung bài viết. Nếu có câu hỏi hay vướng mắc gì các bạn vui lòng đặt câu hỏi theo đường dẫn: https://esaudit.com.vn/hoi-dap/ hoặc để lại bình luận hoặc bên dưới bài viết toàn bộ các vấn đề cần lưu ý về hóa đơn GTGT điện tử. Cảm ơn các bạn, chúc các bạn thành công!