Trong quá trình hoạt động kinh doanh, rất nhiều DN phát sinh các vấn đề liên quan đến hóa đơn như sử dụng hóa đơn khi chưa thông báo phát hành. Vậy thì doanh nghiệp sẽ bị xử lý như thế nào, Kiểm toán Es-Glocal (http://es-glocal.com) xin được chia sẻ với bạn đọc qua bài viết: Mức phạt khi sử dụng hóa đơn mà chưa thông báo phát hành năm 2021

Mức phạt khi sử dụng hóa đơn mà chưa thông báo phát hành
Mức phạt khi sử dụng hóa đơn mà chưa thông báo phát hành

Để tiện theo dõi các bạn lướt qua nội dung dưới đây trước nhé:

Mục lục

#1. Quy định về thông báo về việc sử dụng hóa đơn

#1.1 Có bắt buộc phải thông báo về việc sử dụng hóa đơn không?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ ( trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế), phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này), hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Theo quy định trên thì chỉ những hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế thì tổ chức kinh doanh khi muốn sử dụng hóa đơn đều phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

>>> Xem thêm bài viết nguyên tắc lập hóa đơn GTGT tại đây nhé!

#1.2 Thời gian gửi thông báo phát hành hóa đơn

- Đối với việc gửi thông báo lần đầu:

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

- Đối với việc gửi thông báo lần 2 trở đi:

Nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu, thời gian gửi thông báo vẫn là 02 ngày trước sử dụng hóa đơn.

- Đối với một số trường hợp khác:

  • Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
  • Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn.

Lưu ý: Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

#1.3 Nội dung thông báo phát hành hóa đơn

Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm:

  • Tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại;
  • Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…));
  • Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử);
  • Ngày lập Thông báo phát hành;
  • Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

#2. Mức phạt khi sử dụng hóa đơn mà chưa thông báo phát hành

#2.1 Đối với bên bán

a. Trước ngày 12/6/2017

Quy định về thời hạn thông báo phát hành hóa đơn trước khi đưa vào sử dụng được quy định tại khoản 4 điều 9 của thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

b. Bắt đầu từ ngày 12/6/2017

Theo khoản 3, điều 1 của Thông tư 37/2017/TT-BTC - Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính có hiệu lực thì:

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Các bạn căn cứ vào ngày mang thông báo lên cơ quan thuế nộp để có thể xác định được ngày công ty được phép xuất hóa đơn.

Nếu công ty bạn lập hóa đơn trước ngày được phép sử dụng hoặc không lập thông báo phát hành hóa đơn sẽ bị xử phạt theo điều 10 của thông tư 10/2014/TT-BTC (xử phạt vi phạm hóa đơn) được bổ sung bởi Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC (Thông tư 176/2016/TT-BTC sửa đổi Thông tư 10/2014/TT-BTC về xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn có hiệu lực ngày 15/12/2016)

Hành Vi Mức Phạt
Sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng (05 ngày kể từ ngày gửi thông báo phát hành)
Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng
(Theo khoản 2 Điều 1 Thông tư 176/2016)
Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và hành vi nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm sau 10 ngày kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.
- Lập Thông báo phát hành không đầy đủ nội dung theo quy định đã được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân biết để điều chỉnh nhưng tổ chức, cá nhân chưa điều chỉnh mà đã lập hoá đơn giao cho khách hàng.
Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung tiền phạt là 2.000.000 đồng.
- Không niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định.
Việc niêm yết Thông báo phát hành hoá đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
Trường hợp có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung tiền phạt là 2.000.000 đồng.
- Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và hành vi nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp từ sau 20 ngày kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng

(Theo khoản 3 Điều 1 Thông tư 176/2016)
Đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng:
a) Trường hợp tổ chức, cá nhân chứng minh đã gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nhưng cơ quan thuế không nhận được do thất lạc thì tổ chức, cá nhân không bị xử phạt.
b) Phạt tiền 6.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được kê khai, nộp thuế theo quy định.
c) Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa đến kỳ khai thuế. Người bán phải cam kết kê khai, nộp thuế đối với các hóa đơn đã lập trong trường hợp này.
Trường hợp người bán có hành vi vi phạm quy định tại điểm a, điểm b và điểm c Khoản này và đã chấp hành Quyết định xử phạt, người mua hàng được sử dụng hóa đơn để kê khai, khấu trừ, tính vào chi phí theo quy định.
d) Trường hợp tổ chức, cá nhân không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc không được kê khai, nộp thuế thì xử phạt theo hướng dẫn tại Khoản 5 Điều 11 Thông tư này.
 Theo khoản 2 điều 10 của TT 10/2014

#2.2 Đối với bên mua

Theo Công văn 5791/TCT-CS ngày 14/12/2016 của Tổng cục thuế:

Tại khoản 1 Điều 12 Thông tư số 166/2013/TT-BTC ngày 15/11/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về thuế:

“1. Các trường hợp khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, bao gồm:

…
d) Sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm, nhưng khi cơ quan thuế kiểm tra phát hiện, người mua có hồ sơ, tài liệu, chứng từ, hóa đơn chứng minh được lỗi vi phạm hóa đơn bất hợp pháp thuộc về bên bán hàng và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định.”

Căn cứ quy định trên, đề nghị Cục Thuế tỉnh Bạc Liêu xem xét, trường hợp Công ty TNHH MTV CBTHS XNK Thiên Phú sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành của Công ty TNHH MTV Hoàng Phương, nhưng Công ty TNHH MTV CBTHS XNK Thiên Phú có hồ sơ, tài liệu, chứng từ, hóa đơn chứng minh được lỗi vi phạm hóa đơn bất hợp pháp thuộc về Công ty TNHH MTV Hoàng Phương và Công ty TNHH MTV CBTHS XNK Thiên Phú đã hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định thì Công ty TNHH MTV CBTHS XNK Thiên Phú bị xử phạt theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Thông tư số 166/2013/TT-BTC nêu trên.”

=> Mức xử phạt đối với các hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 166/2013/TT-BTC là 20% tính trên số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế được hoàn, số thuế được miễn, giảm cao hơn so với mức quy định của pháp luật về thuế.

Như vậy, khi nhận hóa đơn đầu vào thì các bạn nên kiểm tra xem hóa đơn đó đã được thông báo phát hành hay chưa, có đúng là của công ty đó không.

>>>Xem thêm bài viết cách tra cứu để biết hóa đơn có hợp pháp không tại đây nhé!

- Nếu kết quả không có thông tin của hóa đơn và doanh nghiệp thì các bạn liên hệ lại với bên bán xem người họ đã thông báo phát hành hóa đơn chưa để xử lý.

>>> Xem thêm bài viết mức phạt khi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và cách xử lý tại đây nhé!

#3. Các câu hỏi liên quan tới việc sử dụng hóa đơn chưa phát hành

Hỏi: Thông báo phát hành hóa đơn gồm những nội dung gì?

Trả lời: ES đã chia sẻ nội dung phát hành hóa đơn bạn xem tại đây nhé.

Hỏi: Mức phạt khi sử dụng hóa đơn mà chưa thông báo phát hành được quy định như thế nào

Trả lời: ES đã chia sẻ Mức phạt khi sử dụng hóa đơn mà chưa thông báo phát hành bạn xem tại đây nhé.

Hãng Kiểm toán ES vừa tổng hợp đến bạn đọc những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành. ES xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý bạn đọc thời gian qua đã ủng hộ chúng tôi. Nếu có vấn đề chưa rõ hoặc cần hỗ trợ, bạn đọc có thể để lại bình luận bên dưới hoặc đặt câu hỏi theo đường dẫn dưới đây để được hỗ trợ về việc sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành trong thời gian sớm nhất:https://esaudit.com.vn/hoi-dap/.Cảm ơn các bạn, chúc các bạn thành công!