Bên cạnh việc xác định đúng khoản chi phí nghỉ mát cho nhân viên thì đồng thời kế toán sẽ phải thực hiện việc tập hơp hồ sơ để giải trình cho toàn bộ chi phí nghỉ mát đó là phục vụ cho lợi ích và là khoản phúc lợi của công ty dành cho nhân viên sau một năm làm việc vất vả và cống hiến cho công ty. Sau đây Es-Glocal sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về chi phí nghỉ mát qua bài viết dưới đây nhé
- Công tác phí và những quy định liên quan MỚI NHẤT 2020
- Quy định chi phí vé máy bay năm 2020 MỚI NHẤT
Để tiện theo dõi các bạn lướt qua nội dung dưới đây trước nhé:
#1. Mối quan hệ giữa chi phí nghỉ mát và các loại thuế
#1.1. Chi phí nghỉ mát được trừ khi tính thuế TNDN
Các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN gồm:
Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
-> Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của DN.
- Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế được xác định bằng quỹ lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng.
- Quỹ lương thực hiện trong năm được quy định tại tiết c, điểm 2.5, Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính:
+ Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Quỹ tiền lương thực tế thực hiện bao gồm toàn bộ lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp, thuế TNCN, bảo hiểm bắt buộc Công ty đã khấu trừ nộp Ngân sách Nhà nước.
Ví dụ: Doanh nghiệp A năm 2020 có quỹ lương thực tế thực hiện là 12 tỷ đồng thì việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế 2020 của doanh nghiệp như sau: (12.000.000.000 đồng : 12 tháng) = 1.000.000.000 đồng.
- Nếu DN hoạt động không đủ 12 tháng thì: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng thực tế hoạt động trong năm.
Theo Công văn 11819/CT-TTHT ngày 31/12/2014 của Cục thuế TP. HCM:
Như vậy để Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vào chi phí hợp lý thì cần:
- Hợp đồng kinh tế
- Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát
- Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, phê duyệt kinh phí.
- Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống ..., nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản. (Nếu giá trị thanh toán ghi trên hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)
Chú ý:
-Tổng số các khoản chi có tính chất phúc lợi nêu trên không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm 2014 thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Phần vượt sẽ bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN cuối năm khi quyết toán thuế TNDN nhập phần chênh lệch vượt này vào chỉ tiêu B4 của tờ khai quyết toán thuế TNDN năm.
#1.2. Chi phí nghỉ mát phúc lợi có được khấu trừ thuế GTGT
Theo Công văn 4005/TCT-CS ngày 29/09/2015 của Tổng cục thuế gửi Cục Thuế tỉnh Đồng Nai:
"Căn cứ các hướng dẫn trên, trường hợp doanh nghiệp có khoản chi phúc lợi mà người lao động được thụ hưởng trực tiếp thì khoản chi đó được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế theo quy định, đồng thời doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đối với những khoản chi phúc lợi tương ứng với khoản tiền được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nêu trên nếu đáp ứng được các điều kiện về khấu trừ theo quy định."
Do vậy, chi phí nghỉ mát tuy không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nhưng nó là chi phí nhằm tăng động lực làm việc của người lao động, tức là nó cũng tham gia và tác động vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, do vậy nó phải được khấu trừ Thuế GTGT đầu vào.
#1.3. Tiền nghỉ mát có tính thuế TNCN
Khi công ty tiến hành cho nhân viên nghỉ mát, nhân viên có thể phải đóng thuế TNCN hoặc không đóng thuế tùy từng trường hợp. Cụ thể:
Theo Công văn 65152 của Cục thuế TP Hà Nội :
#2. Cách hạch toán chi phí nghỉ mát
Trường hợp 1: Doanh nghiệp không tổ chức cho công nhân viên đi nghỉ mát mà chi tiên cho công nhân viên tự đi
Căn cứ vào bảng kê chi tiền cho nhân viên đi nghỉ mát:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Có TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân ( Nếu chi tiền mặt tới mức chịu thuế )
Trường hợp 2: Doanh nghiệp tổ chức cho công nhân viên đi nghỉ mát theo đoàn
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
#3. Hồ sơ chi phí nghỉ mát cho nhân viên mới nhất
Trường hợp 1: Doanh nghiệp không tổ chức cho công nhân viên đi nghỉ mát mà chi tiên cho công nhân viên tự đi.
Hồ sơ gồm có:
a) Hồ sơ quy định nội dung nghỉ mát
- Hợp đồng lao động
- Thỏa ước lao động tập thể
- Quy chế tài chính của công ty
b) Hồ sơ thanh toán
- Quyết định của giám đốc về việc chi cho nhân viên nghỉ mát kèm theo tờ trình nghỉ mát
- Dự toán kinh phí nghỉ mát
- Danh sách nhân viên được tham gia nghỉ mát
- Bảng kê danh sách có chữ ký nhân viên nhận tiền nghỉ mát (nếu nhận bằng tiền mặt)
- Giấy báo nợ của ngân hàng (nếu chuyển khoản)
Trường hợp 2: Doanh nghiệp tổ chức cho công nhân viên đi nghỉ mát theo đoàn.
a) Hồ sơ gồm có:
- Hồ sơ quy định nội dung nghỉ mát
- Hợp đồng lao động
- Thỏa ước lao động tập thể
- Quy chế tài chính của công ty
b) Hồ sơ thanh toán
- Quyết định của giám đốc về việc chi cho nhân viên nghỉ mát
- Danh sách nhân viên được tham gia nghỉ mát
- Chứng từ của các khoản chi cho việc nghỉ mát. Trong đó bao gồm (hợp đồng dịch vụ đi lại, ăn, nghỉ; các hóa đơn vui chơi, ăn uống, dịch vụ; vé máy bay, giấy báo nợ…)
Lưu ý: Các chứng từ này phải là những hóa đơn hợp lý, hợp lệ, xác định rõ ràng nguồn gốc nhà cung cấp, thời gian viết hóa đơn phải trùng với thời gian nghỉ mát quy định, các khoản chi không vượt định mức, các hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng phải thanh toán bằng chuyển khoản.
#4. Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến chi phí nghỉ mát
Hỏi:Chi phí nghỉ mát có được khấu trừ thuế GTGT không?
Trả lời: ES đã chia sẻ chi phí nghỉ mát có được khấu trừ thuế GTGT hay không bạn xem tại đây nhé.
Hỏi: Chi phí nghỉ mát có tính thuế thu nhập cá nhân hay không?
Trả lời: Khoản chi nghỉ mát do công ty chi trả cho NLĐ nếu nội dung chi trả ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của NLĐ.
Hỏi: Hồ sơ chi phí nghỉ mát hạch toán vào tài khoản nào?
Trả lời: ES đã chia sẻ cách hạch toán chi phí nghỉ mát bạn xem tại đây nhé.
Hãng Kiểm toán ES vừa tổng hợp cho bạn đọc chi phí nghỉ mát và những quy định liên quan mới nhất . ES xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý bạn đọc thời gian qua đã ủng hộ chúng tôi. Nếu có vấn đề chưa rõ hoặc cần hỗ trợ, bạn đọc có thể để lại bình luận bên dưới hoặc đặt câu hỏi theo đường dẫn dưới đây để được hỗ trợ các thông tin liên quan đến khoản chi phí nghỉ mát trong thời gian sớm nhất nhé: https://esaudit.com.vn/hoi-dap/.Cảm ơn các bạn, chúc các bạn thành công!
