Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử 2020 mới nhất hiện nay được thực hiện như thế nào? Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu gồm những gì? Bạn cùng ES tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì và những điều cần biết
- Hóa đơn điện tử không có mã xác thực là gì và những điều cần biết
- Những câu hỏi thường gặp về Hóa đơn điện tử
Bước #1. Lập quyết định sử dụng HDĐT;
Bước #2. Thiết kế Mẫu hóa đơn điện tử áp dụng cho doanh nghiệp;
Bước #3. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử;
Bước #4. Nộp thông báo phát hành hóa đơn và hồ sơ liên quan qua mạng.
Để tiện theo dõi, các bạn có thể xem chi tiết nội dung chính của bài viết hướng dẫn thủ tục đăng ký HDĐT tại đây nhé.
#1. Điều kiện để doanh nghiệp được đăng ký hóa đơn điện tử
Căn cứ theo quy định tại Điều 12, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định:
"1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng HDĐT có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
2. Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HDĐT đáp ứng lập, tra cứu HDĐT, lưu trữ dữ liệu HDĐT theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu HDĐT đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng HDĐT không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp nêu tại khoản 3 Điều này và trường hợp đăng ký sử dụng HDĐT có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng HDĐT có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
4. Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng HDĐT có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng HDĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định.
5. Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm HDĐT có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.
6. Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng HDĐT có mã của cơ quan thuế tại khoản 4 Điều này nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp HDĐT để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp HDĐT có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp HDĐT theo từng lần phát sinh theo Mẫu số 06 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này."
#2. Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
1. Quyết định áp dụng HDĐT;
2. Thông báo phát hành HDĐT;
3. Mẫu HDĐT doanh nghiệp dự định phát hành;
Hồ sơ đăng ký sử dụng HDĐT sẽ được gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế.
#3. Các bước đăng ký phát hành hóa đơn điện tử qua mạng
Bước #1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Trước tiên, doanh nghiệp phải ra quyết định về việc áp dụng HDĐT gửi cho cơ quan Thuế theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP Quy định về HDĐT khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
Bước #2. Thiết kế Mẫu hóa đơn điện tử áp dụng cho doanh nghiệp
Ở bước này, nếu bạn thích thì có thể tự thiết kế mẫu riêng cho hóa đơn của bên mình tuy nhiên thường các doanh nghiệp cung cấp HDĐT có mẫu sẵn rồi. Các bạn chỉ cần lựa chọn mẫu hóa đơn có sẵn và điền thêm Logo của đơn vị mình cho phù hợp.
Bước #3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi lựa chọn xong mẫu hóa đơn, doanh nghiệp cung cấp HDĐT gửi cho bạn hóa đơn mẫu. Việc của các bạn bây giờ là lập thông báo phát hành hóa đơn gửi kèm đính kèm phụ lục với hóa đơn mẫu và Quyết định áp dụng HDĐT. Các bước được thực hiện như sau:
Đăng nhập vào phần mềm HTKK theo mã số thuế công ty. Chọn mục "Hóa đơn"/Chọn mục "Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)" như hình sau:
Tiếp theo Chọn "Kỳ tính thuế".
Tiếp theo bạn điền thông tin hóa đơn lên trên thông báo phát hành hóa đơn. Thông tin cần điền bao gồm:
Mã loại hóa đơn: Người sử dụng chọn trong combobox, mã loại hóa đơn bao gồm : 01GTKT,06HDXK…;
Tên loại hóa đơn: Tên của loại hóa đơn tương ứng với mã hóa đơn, ví dụ : mã hóa đơn 01GTKT có tên là Hóa đơn giá trị gia tăng...;
Mẫu số: Ghi mẫu số tương ứng với mã loại hóa đơn;
NSD nhập Mẫu số theo đúng cấu trúc được quy định trong thông tư với độ dài tối đa 20 ký tự, và bắt buộc nhập 11 ký tự đầu theo đúng cấu trúc quy định trong thông tư (trừ tem, vé, thẻ);
Ký hiệu: Ghi lại mã ký hiệu của hóa đơn;
Số lượng: Ứng dụng hỗ trợ tính theo công thức = (Đến số - Từ số) + 1, không cho phép sửa;
Từ số: Số hóa đơn đầu tiên của lần thông báo phát hành này;
Đến số: Số hóa đơn cuối cùng của lần thông báo phát hành này;
Ngày bắt đầu sử dụng: Ngày bắt đầu sử dụng phải sau ngày thông báo phát hành ít nhất 2 ngày;
Ví dụ: Ngày 03/11/2020 là ngày thông báo thì ngày bắt đầu sử dụng là ngày 05/11/2020;
Tên doanh nghiệp : Tên doanh nghiệp cung cấp HDĐT;
MST: Mã số thuế của doanh nghiệp cung cấp HDĐT.
Chi tiết như hình sau:
Sau khi bạn đã nhập xong thông tin về lô hóa đơn phát hành. Chọn "Ghi"/Chọn “Kết xuất XML” để lưu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử dạng .xml.
Bước #4. Nộp thông báo phát hành hóa đơn và hồ sơ liên quan qua mạng
Doanh nghiệp sử dụng trình duyệt truy cập vào địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn, sau đó đăng nhập hệ thống theo mã số thuế của doanh nghiệp.
Chọn "Khai thuế"/Chọn "Nộp tờ khai XML"/ Chọn "Chọn tệp tờ khai". Bạn đi tới tệp tờ khai vừa kết xuất và chọn tải lên, chờ hệ thông tải lên. Sau đó bạn chọn "Ký điện tử"/ Chọn tiếp "Nộp tờ khai" như hình dưới đây.
Sau khi tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua website http://thuedientu.gdt.gov.vn. Chọn "Tra cứu" => "Tờ khai" => "TB01/AC- Thông báo phát hành hóa đơn".
=> Chọn file Word (file gộp bản SCAN Quyết định sử dụng HDĐT, Thông báo phát hành HDĐT và Hóa đơn mẫu) đính kèm.
=> Ký và nộp.
Như vậy là các bạn đã hoàn thành việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua mạng.
Theo quy định của Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017, nếu cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng HDĐT của doanh nghiệp thì sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất HDĐT một cách hợp pháp.
#4. Một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử
Hỏi: Hóa đơn điện tử có được kèm bảng bảng kê giấy không?
Trả lời: Khi sử dụng HDĐT thì không được kèm bảng kê giấy nữa bạn nhé.
Hỏi: Làm thế nào tra cứu HDĐT?
Trả lời: Để tra cứu hóa đơn điện tử bạn vui lòng xem chi tiết tại đây nhé.
Hỏi: Đăng ký hóa đơn điện tử thực hiện như thế nào?
Trả lời: Các bước đăng ký hóa đơn điện tử bạn đã chi tiết trong bài viết. Bạn xem tại đây nhé.
Trên đây là chia sẻ của Hãng Kiểm toán ES khi đăng ký hóa đơn điện tử. Nếu có vấn đề nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ, bạn đọc có thể để lại bình luận bên dưới hoặc đặt câu hỏi theo đường dẫn dưới đây để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất: https://esaudit.com.vn/hoi-dap/. Cám ơn bạn đã theo dõi.
