Hóa đơn là gì? Điều chỉnh hóa đơn là gì? Khi viết hóa đơn bị sai số tiền, sai mã số thuế, tên hàng hóa... thì thực hiện điều chỉnh như thế nào? Tất cả các nội dung đó có trong bài viết dưới đây của Hãng Kiểm toán ES.
- Hướng dẫn lập và mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
- Hướng dẫn cách Tra cứu hóa đơn điện tử
- Những câu hỏi thường gặp về Hóa đơn điện tử
Để cho các bạn tiện theo dõi bài viết, mình cùng tóm tắt các nội dung chính của bài viết dưới đây nhé.
#1. Tổng quan về hóa đơn
#1.1 Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập ra nhằm cung cấp giá trị, lượng hàng hóa, đơn giá trong chứng từ đó để người mua hàng kiểm tra và thực hiện thanh toán số tiền trên chứng từ.
Khi lập hóa đơn thường phải có các nội dung sau:
- Tên loại hóa đơn;
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
- Tên liên hóa đơn;
- Số thứ tự hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền bằng số, bằng chữ;
- ...
Một số trường hợp ngoại lệ không cần đầy đủ các nội dung trên.
#1.2 Có những loại hóa đơn nào?
Mỗi loại hóa đơn sẽ được sử dụng cho mục đích, đối tượng không giống nhau. Vì vậy hóa đơn được chia thành nhiều loại để phục vụ cho các mục đích và đối tượng đó. Hóa đơn thường được phân loại như sau:
- Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn trực tiếp
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn thương mại
- ...
Chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết từng loại hóa đơn đó nhé.
#1.2.1 Hóa đơn GTGT là gì?
Hóa đơn GTGT là hóa đơn dành cho các tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân khai tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
#1.2.2 Hóa đơn trực tiếp là gì?
Hóa đơn trực tiếp là hóa đơn được sử dụng cho doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân... sử dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp khi bán hàng và cung cấp dịch vụ.
#1.2.3 Hóa đơn xuất khẩu là gì?
Hoá đơn xuất khẩu là hóa đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật về thương mại.
#1.2.4 Hóa đơn thương mại là gì?
Hoá đơn thương mại là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn.
#1.3 Các hình thức hóa đơn hiện nay
Trước kia hóa đơn chỉ được thể hiện dưới một hình thức duy nhất đó là hóa đơn giấy. Tuy nhiên, càng ngày khoa học, công nghệ càng phát triển đòi hỏi con người phải theo thay đổi theo. Vì vậy, hóa đơn điện tử (HĐĐT) được ra đời. Với những ưu điểm cùng tính năng nổi trội của mình HĐĐT càng ngày được sử dụng rộng rãi hơn và gần như nó đã thay thế hoàn toàn được hóa đơn giấy.
>>> Xem thêm hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử tại đây nhé!
#2. Các trường hợp điều chỉnh hóa đơn
Căn cứ theo khoản 3 điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC Hướng dẫn thi hành về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định:
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Như vậy các trường hợp cần viết điều chỉnh hóa đơn bao gồm:
- Sai số lượng hàng hóa, dịch vụ;
- Sai giá bán
- Sai thuế suất thuế GTGT;
- Sai thành tiền;
- Sai nội dung của hóa đơn;
- ...
Như vậy với sai bất kỳ nội dung nào nói trên của hóa đơn các bạn cần viết điều chỉnh hóa đơn.
#3. Hồ sơ, thủ tục, cách viết khi làm hóa đơn điều chỉnh
#3.1 Đối với hóa đơn điện tử
a. Thủ tục thực hiện:
Khi viết sai các nội dung trên hóa đơn thuộc trường hợp phải viết điều chỉnh hóa đơn cách xử lý như sau:
- Lập Biên bản điều chỉnh cho hóa đơn nêu rõ nội dung điều chỉnh sai sót hóa đơn đã lập sai;
- Xuất hóa đơn để điều chỉnh;
- Kê khai Hóa đơn để điều chỉnh trên bảng kê bán ra, cột doanh thu, thuế ghi số điều chỉnh (nếu có).
>>> Xem thêm bài viết mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn tại đây nhé!
b. Hồ sơ bao gồm:
Bộ hồ sơ khi xuất điều chỉnh HĐ bao gồm:
- Biên bản điều chỉnh cho hóa đơn;
- Xuất hóa đơn điều chỉnh;
c. Cách viết
Đầu tiên các bạn cần xác định rõ tại sao phải điều chỉnh lại hóa đơn? Nội dung sai là gì, từ đó để biết nội dung viết hóa đơn để điều chỉnh cho phù hợp. Tùy trường hợp khác nhau thì nội dung điều chỉnh lại hóa đơn cũng khác nhau tuy nhiên nội dung này sẽ thể hiện việc trước đó hóa đơn đã sai gì và bây giờ sửa lại thành đúng như thế nào?
Ví dụ: Một hóa đơn bị viết sai MST. Đầu tiên bạn xác định rằng đây thuộc trường hợp cần phải điều chỉnh lại hóa đơn. Nội dung của hóa đơn điều chỉnh được viết như sau:
Điều chỉnh mã số thuế của hoá đơn số ..., ký hiệu ..., ngày ... từ ............ thành .............
>>> Xem thêm bài viết kê khai hóa đơn điều chỉnh tại đây nhé!
#3.2 Đối với hóa đơn giấy
a. Thủ tục:
Tương tự như khi viết HĐĐT, khi viết hóa đơn để điều chỉnh với hóa đơn giấy cũng phải thực hiện qua các bước:
- Lập Biên bản điều chỉnh lại hóa đơn ghi rõ nội dung sai sót;
- Xuất hóa đơn để điều chỉnh;
- Kê khai hóa đơn điều chỉnh.
b. Hồ sơ:
Bộ hồ sơ khi xuất điều chỉnh HĐ bao gồm:
- Biên bản điều chỉnh HĐ;
- Hóa đơn điều chỉnh;
c. Cách viết
Tương tự như viết hóa đơn điện tử điều chỉnh thì khi viết hóa đơn giấy cũng tương tự. Bạn xem chi tiết cách viết HĐ điều chỉnh ở trên nhé.
#4. Một số câu hỏi thường gặp
Hỏi: Ai được ký biên bản điều chỉnh hóa đơn?
Trả lời: Chỉ cần là người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp hoặc được ủy quyền là được bạn nhé.
Hỏi: Có thể tải mẫu mẫu biên bản điều chỉnh HĐ ở đâu?
Trả lời: ES đã chia sẻ mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn bạn tải tại đây nhé.
Hỏi: Hóa đơn điện tử có thể điều chỉnh được không?
Trả lời: HĐĐT có thể điều chỉnh được bạn nhé.
Hỏi: Tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ thì làm như thế nào?
Trả lời: ES đã chia sẻ cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ bạn xem tại đây nhé.
Trên đây là chia sẻ của Hãng Kiểm toán ES về nội dung điều chỉnh của hóa đơn. Nếu có vướng mắc hay cần hỗ trợ các bạn có thể để lại bình luận bên dưới hoặc đặt câu hỏi theo đường dẫn: https://esaudit.com.vn/hoi-dap/. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết nội dung điều chỉnh hóa đơn. Chúc các bạn luôn hạnh phúc, sức khỏe và thành công.
