Cách viết hóa đơn điều chỉnh chi tiết cho mọi trường hợp

Hướng dẫn cách viết hóa đơn điều chỉnh chi tiết cho từng trường hợp. Bài viết sẽ tập trung đi sâu các vấn đề như cách viết hóa đơn GTGT điều chỉnh về MST, tên hàng hóa, ngày,điều chỉnh tăng, giảm tiền thuế, thuế suất, điều chỉnh chiết khấu thương mại theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

• Hướng dẫn cách kê khai bổ sung điều chỉnh thuế GTGT
• Hướng dẫn lập và mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Cách viết hóa đơn GTGT điều chỉnh

#1. Tổng qua về hóa đơn điều chỉnh

#1.1. Hóa đơn điều chỉnh là gì?

Lập hóa đơn điều chỉnh giảm (tăng) là việc mà bên bán và bên mua cần phải tiến hành khi phát hiện sai sót đối với những hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế. Điều này đã được quy định rất rõ tại Thông tư 39 năm 2014 do Bộ Tài Chính ban hành.

#1.2. Căn cứ pháp lý

Theo Điều 20. Xử lý đối với hóa đơn đã lập, Thông tư 39/2014/TT-BTC ban hành ngày 31/03/2014 có hướng dẫn:

"3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn ĐC không được ghi số âm (-)."

Vậy những trường hợp nào cần lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định hiện nay?

#1.3. Những trường hợp cần lập hóa đơn điều chỉnh và cách xử lý?

a. Hóa đơn đã lập bị sai MST và đã kê khai thuế

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn nêu rõ nội dung điều chỉnh sai sót hóa đơn đã lập sai;
• Xuất hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót;
• Kê khai hóa đơn trên bảng kê bán ra, cột doanh thu, thuế để trống.

b. Hóa đơn đã lập bị sai số lượng làm cho số tiền bị sai và hóa đơn này đã kê khai thuế

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn nêu rõ nội dung điều chỉnh sai sót hóa đơn đã lập sai;
• Xuất hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót;
• Kê khai hóa đơn trên bảng kê bán ra, cột doanh thu, thuế ghi số điều chỉnh (nếu có).

c. Hóa đơn đã lập bị sai đơn giá làm cho số tiền bị sai và hóa đơn này đã kê khai thuế

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn nêu rõ nội dung điều chỉnh sai sót hóa đơn đã lập sai;
• Xuất hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót;
• Kê khai hóa đơn trên bảng kê bán ra, cột doanh thu, thuế ghi số điều chỉnh (nếu có).

d. Hóa đơn đã lập bị sai thành tiền và hóa đơn này đã kê khai thuế

• Lập biên bản nêu rõ nội dung điều chỉnh sai sót hóa đơn đã lập sai;
• Xuất hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót;
• Kê khai Hóa đơn trên bảng kê bán ra, cột doanh thu, thuế ghi số điều chỉnh (nếu có).

e. Hóa đơn sai tên công ty, địa chỉ (các nội dung khác đúng)

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn nêu rõ nội dung điều chỉnh sai sót hóa đơn đã lập sai;
• KHÔNG phải xuất hóa đơn cho hóa đơn sai sót;
• Kê khai Hóa đơn trên bảng kê bán ra, cột doanh thu, thuế ghi số điều chỉnh (nếu có).

f. Các trường hợp sai sót khác không ảnh hưởng đến số tiền

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn nêu rõ nội dung điều chỉnh sai sót hóa đơn đã lập sai;
• Xuất hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót;
• Không phải kê khai trên bảng kê thuế đầu ra và đầu vào (do không ảnh hưởng đến số tiền thuế, doanh thu và giá trị hàng hóa dịch vụ mua vào...).

#2. Hướng dẫn cách viết hóa đơn điều chỉnh chi tiết cho từng trường hợp

Để các bạn dễ hình dung, Hãng Kiểm toán ES xin lấy ví dụ cụ thể về cách viết hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm như sau:

#2.1. Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền

Các trường hợp sai sót không ảnh hưởng đến số tiền gồm một số trường hợp sai sót sau:

• Mã số thuế công ty bên mua;
• Tên hàng hóa;
• Ngày tháng năm, số tiền bằng chữ ...
• Tên dịch vụ,....
• ...

Ví dụ 1: Ngày 5/6/2018 phát hiện hoá đơn số 0000568, ký hiệu AB/18P, ngày 10/04/2018. (Sai mã số thuế, Hoá đơn này 2 bên đã kê khai vào tháng 4/2018).

• Cách xử lý:

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT viết sai

Bước 2: Lập hoá đơn để điều chỉnh: Số 0000803, ký hiệu AB/18P, ngày 5/6/2018 (Lập vào ngày hiện tại), cụ thể như sau:

• Cách kê khai thuế:

Do trên phần mềm HTKK không có phụ lục nên các bạn không thể kê khai được,

Các bạn hãy lưu Hóa đơn + Biên bản điều chỉnh cùng với Hóa đơn sai, để sau còn giải trình

Ví dụ 2: Ngày 02/05/2018 phát hiện hoá đơn số 0000568, ký hiệu AB/18P, ngày 19/03/2018. (Sai số tiền bằng chữ, đúng là: Năm trăm nghìn đồng chẵn, nhưng hóa đơn viết sai là: Năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn, Hoá đơn này 2 bên đã kê khai vào tháng 3/2018).

• Cách xử lý

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Bước 2: Xuất hóa đơn để điều chỉnh: Số 0000895, ký hiệu AB/18P, ngày 02/05/2018 (Lập vào ngày hiện tại), cụ thể như sau:

• Cách kê khai: Lưu lại để sau còn giải trình như Ví dụ 1 bên trên.
• Lưu ý:

Những hoá đơn điều chỉnh mà không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế

Thì các bạn chỉ cần kẹp cùng với hoá đơn cũ + Biên bản điều chỉnh để sau này giải trình.

#2.2. Sai sót ảnh hưởng đến số tiền

Các trường hợp sai sót có ảnh hưởng đến số tiền gồm một số trường hợp sai sót sau:

• Sai thuế suất
• Sai tiền thuế GTGT
• Sai thành tiền
• Sai số lượng
• Sai đơn giá;
• ....

Ví dụ 3: Ngày 11/09/2018 Hãng Kiểm toán ES bán 10 máy tính xách tay VAIO cho Công ty XYZ. Và đã xuất hóa đơn số 0006789, ký hiệu ES/18P, ngày 11/09/2018. Đơn giá chưa thuế GTGT là 10.000.00 vnđ/ chiếc.

- Và 2 bên đã kê khai hóa đơn đó vào tháng 9/2018.

- Nhưng đến ngày 02/11/2018: Công ty XYZ phát hiện hóa đơn đó bị sai đơn giá (Đúng là 9.000.000, nhưng hóa đơn viết sai là 10.000.000). Công ty TNHH Es-Glocal phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá cho 10 máy tính trên với giá 1.000.000/chiếc.

a. Cách xử lý

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Bước 2: Lập hóa đơn: Số 0006890, ký hiệu ES/18P, ngày 02/11/2018 (lập vào ngày hiện tại) cụ thể như sau:

>>> Xem thêm hướng dẫn kê khai bổ sung điều chỉnh giảm tại đây!

Chú ý: Trên phần mềm HTKK hiện tại đã bỏ các phụ lục 01-1/GTGT và 01-2/GTGT

Nên các bạn xử lý như sau, có 02 trường hợp xảy ra:

a1) Nếu trong kỳ chỉ có phát sinh 1 Hóa đơn đc giảm đó (tức là không phát sinh các hoá đơn bán ra, mua vào khác):

- Công ty TNHH ES (Bên bán): Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm số 0006890, ký hiệu ES/18P, ngày 02/11/2018 như sau: Kê khai ÂM vào Chỉ tiêu 32 và 33 trên Tờ khai 01/GTGT của tháng 11/2018.

- Công ty XYZ (Bên mua): Kê khai ÂM vào chỉ tiêu 23, 24, 25 trên Tờ khai 01/GTGT của tháng 11/2018.

a2) Nếu trong kỳ có phát sinh nhiều hóa đơn khác (Tức là trong kỳ đó còn phát sinh các hoá đơn bán ra, mua vào khác):

Ví dụ: Bên bán trong tháng 11/2018 có phát sinh nhiều hóa đơn bán ra và đầu vào

=> Kê khai trên Chỉ tiêu 32 là: 40.000.000 và Chỉ tiêu 33 là: 4.000.000

=> Thì các bạn phải lấy số tiền trên các Chỉ tiêu đó trừ (-) số tiền trên hóa đơn điều chỉnh giảm, cụ thể như sau:

Chỉ tiêu 32 là: 40.000.000 - 10.000.000 = 30.000.000

Chỉ tiêu 33 là: 4.000.000 - 1.000.000 = 3.000.000

- Bên mua cũng phải trừ đi tương tụ bên bán.

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh giảm thì KHÔNG được viết âm. Nhưng khi kê khai phải kê khai âm hoặc trừ số tiền đó.

Ví dụ 4: Ngày 24/11/2018 phát hiện hóa đơn số 0006789, ký hiệu ES/18P, ngày 11/10/2018 bị sai thuế suất thuế GTGT (Đúng là 10%, nhưng hóa đơn viết sai là 0%, bên bán đã kê khai vào tháng 10/2018).

• Cách xử lý

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

Bước 2: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng: Số 0006890, ký hiệu ES/18P, ngày 24/11/2018 (lập vào ngày hiện tại) cụ thể như sau:

• Cách kê khai: Kê khai hóa đơn điều chỉnh đó vào kỳ hiện tại tháng 11/2018:

Do phần mềm HTKK đã bỏ các phụ lục 01-1 và 01-2

Nên các bạn chỉ cần kê khai trực tiếp trên tờ khai 01/GTGT tháng 11/2018:

- Bên bán: Kê khai vào Chỉ tiêu 33 của Tờ khai 01/GTGT.

- Bên mua: Kê khai vào Chỉ tiêu 24 và 25 của Tờ khai 01/GTGT.

#2.3. Cách viết hóa đơn điều chỉnh chiết khấu thương mại

- Trường hợp số tiền chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình (kỳ) chiết khấu hàng bán thì được lập hoá đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hoá đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.

- Trường hợp này các bạn cũng lập hoá đơn điều chỉnh GIẢM như trên, cụ thể như sau:

• Cách kê khai thuế:

- Hai bên kê khai hoá đơn điều chỉnh trên vào kỳ hiện tại.

(Kê khai như Ví dụ 3 bên trên)

#3. Một số câu hỏi thường gặp

Hỏi: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn khi nào?

Trả lời: Được lập khi hóa đơn của hai bên xuất có thông tin bị sai sót, và đã xé ra khỏi cuống hoặc đã kê khai hoặc chưa kê khai nhé.

Hỏi: Biên bản điều chỉnh hóa đơn ai ký?

Trả lời: Người đại diện 2 bên (Thường là người đại diện pháp luật) ký, ghi rõ họ tên + Đóng dấu. Nội dung trên biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng, ký hiệu.

Hỏi: Hóa đơn điều chỉnhlà gì?

Trả lời: Lập hóa đơn để điều chỉnh giảm (tăng) là việc mà bên bán và bên mua cần phải tiến hành khi phát hiện sai sót đối với những hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.

Hỏi: Điều chỉnh hóa đơn là gì?

Trả lời: Là việc hóa đơn ban đầu của doanh nghiệp đã lập đang bị sai sót, để xác định đưa hóa đơn đó với đúng với bản chất nghiệp vụ thì cần điều chỉnh hóa đơn bằng hóa đơn điều chỉnh, biên bản điều chỉnh hóa đơn, kê khai thuế, ...

Như vậy, Hãng Kiểm toán ES đã chia sẻ tới bạn đọc cách viết hóa đơn điều chỉnh cho các trường hợp sai sót. Để tìm hiểu về cách viết hóa đơn gia trị gia tăng thông thường các bạn xem tại đây nhé. Nếu có vướng mắc hoặc cần hỗ trợ vui lòng để lại bình luận hoặc đặt câu hỏi theo đường dẫn: https://esaudit.com.vn/hoi-dap/ nhé.