Công tác phí là gì? Bộ hồ sơ chi phí công tác của doanh nghiệp gồm những gì?

Công tác phí là gì? Khoản chi phí công tác trong doanh nghiệp cần những hồ sơ gì để tính chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, hướng dẫn cách hạch toán khoản chi phí này vào chi phí doanh nghiệp như thế nào? Hãng Kiểm toán ES đã tổng hợp lại và chia sẻ với các bạn qua bài viết sau.

• Bộ hồ sơ chi phí du lịch, quà tặng quảng cáo đầy đủ nhất
• Cách tính chi phí lãi vay theo Nghị định 132 về Giao dịch liên kết

Để nhận đầy đủ các Chia sẻ Bộ mẫu hồ sơ, chứng từ Công tác phí FULL hãy để lại thông tin Họ và tên (đầy đủ) và Email (chính xác). Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ gửi lại cho bạn ngay (chậm nhất 05 phút)

Chúng ta cùng điểm qua các nội dung chính của bài viết công tác phí dưới đây nhé.

#1. Công tác phí là gì?

Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ, cước hành lý và các tài liệu mang theo để làm việc...

#2. Chi phí công tác phí

#2.1 Căn cứ pháp lý của hồ sơ chi phí đi công tác

- Điểm 2.8, Khoản 2, Điều 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại điểm 2.9 Khoản 2, Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC) quy định:

"Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển."

#2.2. Hồ sơ khoản chi phí công tác

- Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian phương tiện;

- Quy chế chi phí công tác của doanh nghiệp;
- Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú;
- Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Có thể là vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

- Giầy mời tham dự của khách hàng...
- Các chi phí cần được quy định rõ trong quy chế tài chính, quy chế lương thưởng của các chi phí đi kèm như:
+ Chi phí công tác;
+ Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác theo hình thức khoán;
+ Các khoản chi phí khác phát sinh;

- Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác, phiếu chi tiền tạm ứng (Nếu có tạm ứng);

- Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê chi tiết các loại chi phí, Bảng quyết toán chi phí công tác...

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngoài các hồ sơ nêu trên thì bổ sung thêm các chứng từ sau:

TH1: Thu hồi được thẻ lên máy bay:

+ Vé máy báy điện tử;

+ Thẻ lên máy bay;

+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

TH2: Không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động:

+ Vé máy bay điện tử;

+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

Trong trường hợp doanh nghiệp cử cá nhân đi công tác và giao cho cá nhân đó tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng của cá nhân đó thì bổ sung thêm chứng từ sau:

+ Quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán chi phí công tác bằng thẻ cá nhân;

+ Chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé;

+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân trong quá trình công tác;

>>>Xem thêm bài viết hồ sơ chi phí du lịch, quà tặng, quảng cáo trong doanh nghiệp tại đây nhé!

#2.3. Cách hạch toán chi phí công tác

3.1 Căn cứ vào chứng từ tạm ứng (nếu có), hạch toán:

Nợ TK 141

Có TK 112, 111...

3.2 Căn cứ vào chứng từ khi cá nhân đi công tác về, hạch toán:

Nợ TK 641, 642, 627, 154

Nợ TK 133

Có TK 111, 112, 331...

...

#3. Một số câu hỏi thường gặp về chi phí doanh nghiệp

Hỏi: Công tác phí là gì?

Trả lời: ES đã chia sẻ công tác phí là gì bạn xem tại đây nhé.

Hỏi: Bộ hồ sơ chi phí quảng cáo gồm những gì?

Trả lời: Với bộ hồ sơ chi phí quảng cáo ES đã chia sẻ bạn xem tại đây nhé.

Hỏi: Chi phí du lịch hạch toán như thế nào?

Trả lời: ES đã chia sẻ hạch toán chi phí du lịch cho nhân viên bạn xem tại đây nhé.

Hỏi: Chi phí quảng cáo có bị khống chế không?

Trả lời: Trước kia chi phí quảng cáo bị khống chế, tuy nhiên từ ngày 01/01/2015 thì không còn nữa bạn nhé.

Trên đây là chia sẻ của Hãng Kiểm toán ES về chi phí công tác. Nếu có vấn đề nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ, bạn đọc có thể đặt câu hỏi theo đường dẫn: https://esaudit.com.vn/hoi-dap/ hoặc để lại bình luận bên dưới bài viết hồ sơ chi phí công tác phí. Cám ơn bạn đã theo dõi.