Những lưu ý về hóa đơn điện tử CHẮC CHẮN bạn cần biết

Những lưu ý về hóa đơn điện tử CHẮC CHẮN bạn cần biết năm 2019 theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP là gì? Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Quy trình xuất hóa đơn điện tử, Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?,... Hãng Kiểm toán Es-Glocal xin được chia sẻ tới các bạn chi tiết các vấn đề trên qua bài viết dưới đây.

Những lưu ý về hóa đơn điện tử CHẮC CHẮN bạn cần biết năm 2019

1. Thời điểm áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử thay hóa đơn giấy

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 thì hóa đơn điện tử sẽ chính thức thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy từ ngày 01/11/2020 :

- Từ ngày 01/11/2018 sẽ áp dụng cho một số doanh nghiệp được Cơ quan Thuế gọi lên và yêu cầu.

- Từ ngày 01/11/2020 sẽ áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp còn lại.

Cụ thể như sau:

"1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Cơ quan thuế xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

3. Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2 Điều này."

Điều 36 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018

2. Đối tượng áp dụng

Theo Điều 2 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018:

"1. Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

a) Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức: Công ty cổ phần; công ty trách nhiệm hữu hạn; công ty hợp danh; doanh nghiệp tư nhân;

b) Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

c) Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;

d) Tổ chức khác;

đ) Hộ, cá nhân kinh doanh.

2. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

3. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

4. Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn."

Như vậy:

Đối tượng áp dụng là tất cả các loại hình doanh nghiệp, không phân biệt vốn trong nước, vốn nước ngoài hay vốn nhà nước.

3. Loại và nhóm sử dụng hóa đơn điện tử

a. Hóa đơn điện tử cũng có đủ các loại như hóa đơn giấy gồm:

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Hóa đơn bán hàng

- Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác

Tuy nhiên, tất cả đều lập và lưu điện tử, tức không dùng giấy.

Theo Điều 5 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018

b. Hóa đơn điện tử được chia làm 2 nhóm sử dụng:

- Nhóm 1: Sử dụng loại không có mã xác thực của cơ quan thuế: bao gồm doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại.

- Nhóm 2: Sử dụng loại có mã xác thực của cơ quan thuế: bao gồm hầu hết các doanh nghiệp không thuộc nhóm 1, kể cả doanh nghiệp thuộc nhóm 1 nhưng có rủi ro cao về thuế.

=> Mã xác thực là một dãy số và chuỗi ký tự do hệ thống của cơ quan thuế cấp phát một cách tự động dựa trên nội dung của hóa đơn điện tử do bên bán lập. Mã này sẽ gán lên hóa đơn trước khi chuyển đến người mua.

Theo Điều 12 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018

4. Nội dung của hóa đơn điện tử

Theo Điều 6 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 thì:

Ngoài các nội dung cần có của hóa đơn giấy thì hóa đơn điện tử cần có thêm:

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

5. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo Điều 14 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018:

- Việc đăng ký sử dụng thực hiện online bằng cách kê khai thông tin (theo như Mẫu 01 đính kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) tại website của Tổng cục Thuế.

- Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, cơ quan Thuế sẽ phản hồi cho biết việc đăng ký có được chấp thuận hay không chấp thuận.

- Bộ Tài chính sẽ có hướng dẫn cụ thể trình tự thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

6. Có phải lập hóa đơn điện tử với giá trị dưới 200.000 đồng

Theo Điều 12 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018:

"Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ."

Như vậy:

Đối với giá trị hàng hóa, dịch vụ dưới 200.000 đồng thì vẫn phải lập hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh chứ không lập hóa đơn tổng đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng như đối với hóa đơn giấy.

7️. Chứng từ đi đường

Theo Điều 29 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018:

- Khi vận chuyển, lưu thông hàng hóa trên đường, không cần phải mang theo hóa đơn giấy

=> Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông, Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.

- Tuy nhiên, trong trường hợp hàng hóa đang vận chuyển ở nơi không có Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn

=> Nên mang theo một chứng từ giấy của hóa đơn điện tử để xuất trình.

8. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

"1. Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này."

(Điều 10 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

9. Xử lý hóa đơn điện tử khi lập sai

Khác với xử lý hóa đơn giấy khi lập sai thì:

Hóa đơn điện tử nếu lập sai (không phân biệt là sai tiêu chí hay nội dung gì và cũng không phân biệt đã giao hay chưa giao cho người mua) đều phải làm thủ tục hủy bỏ và lập lại hóa đơn mới.

Cụ thể như sau:

"1. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán) và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót hóa đơn đã được cấp mã thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.

4. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót sau khi cấp mã quy định tại Điều này."

(Điều 17, Điều 24 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018)

Trên đây Hãng Kiểm toán Es-GLocal (https://esaudit.com.vn/) đã chia sẻ tới các bạn những điều cần lưu ý về hóa đơn điện tử năm 2019:

https://esaudit.com.vn/nhung-luu-y-ve-hoa-don-dien-tu.html

Mời các bạn tiếp tục đón đọc các bài viết tiếp theo của chúng tôi.