Quy định chi phí vé máy bay hợp lý hợp lệ như thế nào? Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thường xuyên phát sinh công việc trong và ngoài nước, yêu cầu di chuyển bằng máy bay cần những hồ sơ gì? Sau đây, Hãng kiểm toán ES sẽ giúp các bạn giải đáp những thắc mắc đó dưới bài viết dưới đây nhé:

    Chi phí vé máy bay hợp lý hợp lệ

    Mục lục

    #1. Chi phí vé máy bay là gì?

    Chi phí vé máy bay là khoản chi phí doanh nghiệp cử người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Tuy nhiên, cách hạch toán và tính khoản chi phí này vào những khoản chi hợp lý không phải lúc nào cũng đơn giản.

    #2. Quy định về chi phí vé máy bay hợp lý, hợp lệ

    Chi phí vé máy bay thuộc khoản mục chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép, được quy định cụ thể trong TT96/2015-TT/BTC như sau:

    .."2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

    Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

    Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

    - Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

    - Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

    - Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

    Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển."

    Như vậy, TT96/2015-TT/BTC đề cập, chi phí vé máy bay chi cho nhân viên đi công tác thỏa mãn điều kiện là chi phí được trừ khi đáp ứng các điều kiện sau:

    - Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

    - Doanh nghiệp đã khoán khoản chi phí phụ cấp đi công tác trên quy chế nội bộ của doanh nghiệp: được tính vào chi phí được trừ khoản đúng bằng số đã khoán.

    - Khoản chi trên 20 triệu đồng phát sinh trong quá trình công tác (kể cả chi phí vé máy bay) được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thỏa mãn là khoản chi được trừ khi: Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Có quyết định cử người lao động đi công tác của doanh nghiệp. Và quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định về việc khoản chi phí công tác được phép thanh toán bằng tài khoản của cá nhân, đồng thời doanh nghiệp có trách nhiệm chi trả.

    - Trường hợp doanh nghiệp thực hiện mua vé máy bay qua website thương mại điện tử phục vụ người lao động đi công tác, căn cứ xác định khoản chi được trừ bao gồm: Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) hoặc quyết định cử người lao động đi công tác, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

    #3. Chi phí vé máy bay hợp lý theo từng trường hợp cụ thể

    #3.1. Doanh nghiệp mua trực tiếp vé máy bay tại Đại lý

    - Hóa đơn

    - Vé máy bay, thẻ lên máy bay (nếu có)

    - Chứng từ thanh toán (Nếu giá trị từ 20 triệu thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu nhỏ hơn 20 triệu có thể dùng tiền mặt)

    #3.2. Doanh nghiệp khoán cho nhân viên đi công tác tự mua vé máy bay

    - Hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất

    - Vé máy bay (Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay nếu cá nhân đó mua qua website)

    - Quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác

    - Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao độn được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động

    #3.3. Doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử

    - Vé máy bay điện tử (vé máy bay điện tử = hóa đơn điện tử)

    - Thẻ lên máy bay (Boarding Pass)

    - Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

    #3.4. Chi phí vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài

    - Với thuế thu nhập cá nhân (TNCN), khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi cho chuyên gia nước ngoài về phép 1 lần/1 năm không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia.

    - Đối với khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi cho chuyên gia nước ngoài về phép vượt quá 1 lần/1 năm và chi phí đi lại, ăn uống, phục vụ chuyên gia nước ngoài về phép được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia.

    #3.5. Chi phí mua vé máy bay hãng nước ngoài

    Doanh nghiệp mua vé máy bay khứ hồi cho người lao động đi công tác nước ngoài của hãng hàng không nước ngoài thông qua Website của hãng đó thì khi thanh toán cho hãng, doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế TNDN nhà thầu theo tỷ lệ 2% trên doanh thu, thuế giá trị gia tăng (GTGT) không phải khấu trừ đối với hoạt động vận tải quốc tế.

    #3.6. Chi phí vé máy bay cho Giám đốc công ty TNHH MTV

    Chi phí vé máy bay và tiền lưu trú khách sạn tại Việt Nam cho Giám đốc điều hành đồng thời là chủ công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ) thì không được khấu trừ thuế GTGT và được trừ khi tính thuế TNDN, cụ thể:

    Quy định chi phí vé máy bay
    Quy định chi phí vé máy bay cho Giám đốc công ty TNHH MTV

    - Giám đốc điều hành đồng thời là chủ công ty TNHH MTV được công ty thanh toán tiền vé máy bay và tiền lưu trú khách sạn tại Việt Nam nếu được quy định tại hợp đồng lao động.

    - Với thuế TNCN, khoản lợi ích mà chủ công ty nhận được không tính vào thu nhập chịu thuế của chủ công ty.

    - Với thuế TNDN, thuế GTGT: Công ty không được khấu trừ thuế GTGT khi tính thu nhập chịu thuế TNDN của công ty khoản chi cho chủ công ty.

    #4. Hạch toán chi phí vé máy bay

    Căn cứ vào cuống vé máy bay và mục đích công tác của việc đi máy bay, kế toán hạch toán vào tài khoản chi phí liên quan

    Nợ TK 641: Chi phí bán hàng

    Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

    Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

    Có TK 111, 112: Số tiền mua vé máy bay

    #5. Các câu hỏi liên quan đến chi phí vé máy bay

    Hỏi: Chi phí vé máy bay là gì?

    Trả lời: Chi phí vé máy bay là khoản chi phí doanh nghiệp cử người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.

    Hỏi: Doanh nghiệp khoán cho nhân viên đi công tác tự mua vé máy bay thỏa mãn điều kiện là chi phí được trừ khi đáp ứng các điều kiện nào?

    Trả lời: ES đã chia sẻ TH doanh nghiệp khoán cho nhân viên đi công tác tự mua vé máy bay bạn xem tại đây nhé.

    Hỏi: Chi phí vé máy bay và tiền lưu trú khách sạn tại Việt Nam cho Giám đốc điều hành đồng thời là chủ công ty TNHH MTV (do một cá nhân làm chủ) thì được khấu trừ thuế GTGT không?

    Trả lời: Không được khấu trừ thuế GTGT bạn nhé.

    Hỏi: Cách hạch toán chi phí vé máy bay như thế nào?

    Trả lời: ES đã chia sẻ cách hạch toán chi phí vé máy bay bạn xem tại đây nhé.

    Trên đây là chia sẻ của Hãng Kiểm toán ES về quy định chi phí vé máy bay hợp lý hợp lệ. Nếu có vướng mắc hay cần hỗ trợ các bạn có thể để lại bình luận bên dưới hoặc đặt câu hỏi theo đường dẫn https://esaudit.com.vn/hoi-dap/. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết nội dung quy định chi phí vé máy bay. Chúc các bạn luôn hạnh phúc, sức khỏe và thành công.