Chi phí công tác phí hợp lý thì cần chứng từ gì? Chi phí công tác có tính thuế TNCN không? Quy định công tác phí của công ty được trừ khi tính thuế TNDN như thế nào? Quy định chi phí công tác nước ngoài ra sao? Hãng Kiểm toán Es-Glocal (https://esaudit.com.vn/) xin chia sẻ những vấn đề nêu trên qua bài viết dưới đây
Chứng từ đi kèm
- Công tác phí là khoản phí trả cho người đi công tác, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng, cước hành lý (kể cả tài liệu mang theo, nếu có)…
- Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo quyết định cử đi công tác hoặc giấy mời tham giam đoàn công tác ( bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).
Quy định công tác phí hợp lý về thuế TNDN:
Theo khoản 2.9 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Quy định về khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác:
“2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.
- Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
- Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
- Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác ( bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người đi lao động đi công tác.
Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp và cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Như vậy khoản chi phí đi công tác hợp lý thì cần:
- Quyết định cử đi công tác
- Giấy đi đường
- Các hóa đơn chứng từ trong quá trình công tác
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp
Chi phí công tác phí có tính thuế TNCN:
Căn cứ theo công văn 1166/TCT-TNCN ngày 21/03/2016 và Công văn 5023/TCT-TNCN ngày 30/10/2017 của Tổng cục thuế:
- Về khoản tiền công tác phí: Trường hợp các khoản thanh toán tiền công tác phí như tiền vé máy bay, tiền lưu trú, tiền taxi và tiền ăn của cá nhân đi công tác được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNdN theo quy định của Luật thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn Luật thuế TNDN hiện hành thì các khoản thanh toán tiền công tác phí này là khoản thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
- Về khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân: Trường hợp khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là khoản thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
- Trường hợp đơn vị chi tiền công tác phí, điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hưn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Như vậy: Phụ cấp công tác phí không tính thuế TNCN
Quy định chi phí công tác nước ngoài:
Các hóa đơn, chứng từ nước ngoài phải dịch ra Tiếng Việt:
Theo Công văn 70612/CT-TTHT ngày 31/10/2017 của Cục thuế TP. Hà nội về chi phí được trừ khi cử lao động đi công tác nước ngoài:
Trường hợp Công ty cử nhân viên đi công tác nước ngoài hoặc sử dụng sang VPĐD ở nước ngoài làm việc thì cần khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp, trợ cấp (trừ phụ cấp, trợ cấp thuộc diện miễn thuế theo tiết b khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC) của những nhân viên này cũng phải chịu thuế TNCN tại Việt Nam
Các khoản chi phí đi công tác ở nước ngoài nếu nhằm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì được trừ khi tính thuế TNDN.
Đối với các khoản chi phí liên quan đến VPĐD ở nước ngoài nếu đáp ứng đầy đủ điện kiện quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì cũng được phép hạch toán.
Cần lưu ý, các hóa đơn chứng từ phát sinh tại nước ngoài phải phù hợp với quy định của nước sở tại và phải được dịch ra Tiếng việt theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Thông tư 156/2013/TT-BTC.
Chi phí mua vé máy bay bằng hang hàng không nước ngoài:
- Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty theo trình bày mua vé máy bay khứ hồi cho nhân viên đi công tác tại nước ngoài khi thanh toán cho Hãng, Công ty có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế (TNDN) nhà thầu theo tỷ lệ 2% trên doanh thu, thuế GTGT không phải khấu trừ đối với hoạt động vận tải quốc tế.
- Về chi phí đi công tác ở nước ngoài như: Tiền khách sạn, ăn uống,… của nhân viên nếu Công ty đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC thì Công ty được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN – Theo Công văn 8199/CT-TTHT ngày 24/08/2017 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh)
Theo Công văn số 8965/CT-TTHT ngày 15/09/2017 của Cục thuế TP.HCM:
Đối với chi phí thuê taxi cho nhân viên đi công tác, bắt buộc phải có hóa đơn do hãng vận tải xuất giao cho Công ty để làm căn cứ hạch toán theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC
Trên đây là bài chia sẻ về Quy định công tác phí hợp lý trong doanh nghiệp. Hãng Kiểm toán Es-Glocal hi vọng bài viết trên đây đem lại thông tin hữu ích cho bạn đọc.
http://es-glocal.com/quy-dinh-cong-tac-phi-hop-ly.html
Hãng Kiểm toán Es-Glocal xin cảm ơn Quý bạn đọc đã theo dõi! Kính mời Quý bạn đọc tiếp tục đón xem các bài viết tiếp theo của chúng tôi.
