Hồ sơ chi phí lương hợp lý bao gồm những gì? Các khoản chi phí lương bị loại khi quyết toán thuế TNDN bao gồm những khoản nào? Sau đây, Hãng kiểm toán Es-Glocal xin chia sẻ về chi phí lương qua bài viết dưới đây.
- Chi phí tiền lương hợp lý và những điều cần biết trong năm 2020
- Chi phí lương hợp lý cần chuẩn bị những hồ sơ gì?
- Phụ cấp lương là gì? Tất cả phụ cấp lương mới nhất hiện nay
Trước tiên, bạn đọc qua nội dung chính về chi phí lương hợp lý dưới đây nhé.
#1. Hồ sơ chi phí lương hợp lý
- Để đưa chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp vào chi phí lương hợp lý thì cần:
- Hợp đồng lao động.
- Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng)
- Quyết định tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
- Bảng chấm công hàng tháng.
- Bảng thanh toán tiền lương. (Có chữ ký đầy đủ nhé)
- Thang bảng lương do DN tự xây dựng.
- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng.
- Nếu là cá nhân uỷ quyền Quyết toán thuế TNCN thì phải có MST cá nhân nhé.
- Nếu đi công tác cần (Quyết toán định cử đi công tác, giấy đi đường, các hoá đơn chứng từ khi đi công tác ...)
Ngoài ra cũng cần phải có thêm:
- Tờ khai thuế TNCN tháng, quý nếu có phát sinh phải nộp thuế TNCN.
- Tờ khai Quyết toán thuế TNCN cuối năm (Nhớ là phải đầy đủ danh sách nhân viên, những người mà DN chi trả tiền lương nhé)
- Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)
>>> Xem thêm bài viết cách tính thuế TNCN tại đây nhé!
- Đối với những lao động thời vụ, thử việc cần có thêm:
- Phải khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi trả thu nhập cho những lao động thời vụ nếu thu nhập từ 2 triệu /lần hoặc tháng. (Nếu < 2 triệu thì không cần khấu trừ).
-> (Khi khấu trừ và kê khai thuế TNCN của họ -> Nếu cá nhân đó yêu cầu, thì DN cấp cho họ 1 chứng từ khấu trừ thuế. Chứng từ này các bạn làm đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế theo mẫu 07 theo Thông tư 92)
- Nếu tạm chưa muốn khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 02/CK-TNCN theo Thông tư 92).
Chú ý: Cá nhân làm bản cam kết 02 thì chỉ có thu nhập tại 1 nơi và đã có MST tại thời điểm làm cam kết (Nếu có thu nhập 2 nơi thì phải khấu trừ 10% thuế TNCN)
>>> Xem thêm bài viết mẫu số 02/CK-TNCN tại đây nhé!
- Nếu là người nước ngoài (không phải là cá nhân cư trú) thì khấu trừ 20% thuế TNCN
- Đối với hợp đồng giao khoán cần thêm:
- Hợp đồng giao khoán
- Biên bản bàn giao
- Biên bản nghiệm thu.
- Hóa đơn hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN của những cá nhân nhận giao khoán
>>> Xem thêm bài viết chi phí lương tại đây nhé!
#2. Hạch toán chi phí lương
- Hạch toán khi tính tiền lương và các khoản phải trả:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (Theo TT 133)
Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp (Theo TT 200)
Nợ TK 623 - Chi phí sử dụng máy thi công (6231) (Theo TT 200)
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung (6271) (Theo TT 200)
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6411) (Theo TT 200)
Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng (Theo TT 133)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) (Theo TT 200)
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Theo TT 133)
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348).
- Hạch toán các khoản Bảo hiểm trích theo lương:
a. Khi tính trích các khoản Bảo hiểm, KPCĐ trừ vào chi phí của DN:
Nợ TK 154, TK 241, TK 622, TK 623, TK 627, TK 641, TK 642...
Có TK 3383 - BHXH
Có TK 3384 - BHYT
Có TK 3386 hoặc TK 3385 - BHTN
Có TK 3382 - KPCĐ
Chú ý: Riêng khoản Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
- Nếu DN áp dụng theo Thông tư 200 là TK 3386
- Nếu DN áp dụng theo Thông tư 133 là TK 3385
b. Trích khoản Bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 3383 - BHXH
Có TK 3384 - BHYT
Có TK 3386 (hoặc TK 3385) - BHTN
c. Hạch toán khi nộp tiền Bảo hiểm:
- Dựa vào Giấy nộp tiền cho Cơ quan BHXH, Liên đoàn lao động Quận (huyện) nhé:
Nợ TK 3383 - BHXH
Nợ TK 3384 - BHYT
Nợ TK 3386 (hoặc TK 3385) - BHTN
Nợ TK 3382 - KPCĐ
Cụ thể:
- Nộp cho bên Cơ quan BHXH là 32%
- Nộp cho bên Liên đào lao động Quận, huyện: 2%
- Hạch toán thuế TNCN phải nộp (nếu có)
a. Khi trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của nhân viên:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 3335 - Thuế TNCN
b. Khi nộp tiền thuế TNCN vào ngân sách:
Nợ TK 3335 - Thuế TNCN
Có TK 111, TK 112
- Hạch toán khi trả lương (hoặc nhân viên ứng trước tiền lương):
- Khi thanh toán tiền lương hoặc nhân viên ứng trước tiền lương:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
- Hạch toán trả lương bằng sản phẩm, hàng hoá (nếu có):
- Nếu sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá bán chưa có thuế GTGT:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 5118 - Doanh thu khác (Giá bán chưa có thuế GTGT).
- Nếu không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá thanh toán:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 5118 - Doanh thu khác (Giá thanh toán).
- Hạch toán khi tính tiền thưởng phải trả bằng quỹ khen thưởng:
- Khi xác định số tiền thưởng trả công nhân viên từ quỹ khen thưởng:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Có TK 334 - Phải trả người lao động.
- Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động.
Có các TK 111, TK 112
- Hạch toán tiền chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn ... phải trả cho nhân viên:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383)
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341).
- Khi nhận được tiền của Cơ quan BHXH trả cho DN:
Nợ TK 111, TK 112
Có TK 3383 - BHXH
- Khi trả tiền chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn ... cho nhân viên
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 111, TK 112
#3. Các khoản chi phí lương bị loại khi quyết toán thuế TNCN
Theo Điểm 2.5 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC ban hành ngày 18 tháng 06 năm 2014 và Điểm 2.6 Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 06 năm 2015 sửa đổi, bổ sung Quy định về những khoản chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được trừ khi xác định thuế TNDN như sau:
- Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
Ví dụ 1: Tháng 01/2018, Công ty A hạch toán chi phí tiền lương của công nhân là 1,5 tỷ đồng. Tuy nhiên, thực tế khi chi trả công ty A chỉ chi trả số tiền là 1,2 tỷ đồng. Như vậy số tiền chênh lệch giữa số tiền hạch toán và số tiền chi trả là 300 triệu đồng. Số tiền này sẽ bị loại ra khỏi quyết toán thuế TNDN.
Ví dụ 2: Tháng 05/2018, Công ty B hạch toán chi phí tiền lương là 500 tr đồng. Khi chi trả lương cho người lao động, Công ty B chỉ có chứng từ thanh toán (Ủy nhiệm chi, Phiếu chi kèm bảng lương có chữ ký của người lao động) với tổng số tiền là 410 triệu đồng. Như vậy, số tiền 90 triệu đồng không có chứng từ chứng minh đã thanh toán sẽ bị loại khỏi quyết toán thuế TNDN.
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
+ Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài trong đó có ghi khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông được doanh nghiệp trả có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Ví dụ: Năm 2018, Công ty Kiểm toán Es-Glocal ký hợp đồng lao động với chuyên gia nước ngoài là ông Yoon. Trong hợp đồng có thỏa thuận Công ty Kiểm toán Es-Glocal chi tiền hỗ trợ học phí cho con của ông Yoon.
TH1: Nếu con của ông Yoon học từ bậc Mầm non tới THPT thì khoản chi tiền hỗ trợ học phí trên được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
TH2: Nếu con của ông Yoon học Đại học thì khoản chi tiền hỗ trợ học phí trên bị loại khi Quyết toán thuế TNDN.
+ Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
>>> Xem thêm bài viết cách tính thuế TNCN với người nước ngoài không cư trú tại đây nhé!
+ Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu các chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam thì tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.
Ví dụ: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2018, Công ty Es-Glocal có trích quỹ dự phòng tiền lương là 2 tỷ đồng, đến ngày 30/06/2019 (đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng kỳ tính thuế theo năm dương lịch), Công ty Es-Glocal mới chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2018 là 1,2 tỷ đồng thì Công ty Es-Glocal phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2019) là 800 triệu đồng (2 tỷ – 1,2 tỷ). Khi lập hồ sơ quyết toán năm 2019 nếu Công ty Es-Glocal có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.
- Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
#4. Một số lưu ý về chi phí lương
Kiểm tra Tài khoản 334:
- Số dư Nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh.
- Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca),
- Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ (bảo hiểm) + Tạm ứng;
- Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh.
- Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)?
- Danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai QT Thuế TNCN chưa?
- Kiểm tra hợp đồng lao động đã đầy đủ chưa?
- Các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HĐLĐ hoặc Quy chế lương thưởng chưa? Nếu chưa phải làm phụ lục HĐLĐ đưa hết vào trong HĐLĐ các khoản lương, thưởng, phụ cấp rõ ràng nhé hoặc xây dựng lại Quy chế lương thưởng nhé.
#5. Một số công văn quy định về chi phí lương hợp lý
- Công văn số 4881/CT-TTHT ngày 30/1/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chi phí thuế TNCN nộp thay người lao động:
- Theo Công văn 3884/TCT-CS ngày 18/11/2013 của Tổng cục thuế:
Trong quá trình kiểm tra, thanh tra thuế liên quan đến chi phí tiền lương, cơ quan thuế cần kiểm tra cụ thể chứng từ chi tiền lương, bảng lương, hợp đồng lao động và việc kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân của người lao động để có đủ căn cứ xử lý về thuế theo quy định, ngăn chặn, xử lý trường hợp doanh nghiệp cố tình khai khống chi phí tiền lương để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tổng cục Thuế trả lời để Cục Thuế tỉnh Hà Nam được biết./.
NHƯ VẬY:
- Nếu chưa đóng BHXH cho nhân viên thì chi phí tiền lương không bị loại (nếu có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo luật thuế TNDN)
- Nhưng sẽ bị Cơ quan BHXH phạt và truy thu khoản tiền này (Hiện nay Cơ quan BHXH đã lấy dữ liệu từ Cơ quan Thuế để yêu cầu DN giải trình về việc chênh lệch số lao động tham gia BHXH)
=> Nên DN phải tham gia BHXH bắt buộc nhé
- Theo Công văn 5435/TCT-CS ngày 27/11/2017 của Tổng cục thuế:
1. Về việc tính vào chi phí được trừ các khoản chi lễ 8/3, 1/6, sinh nhật, sinh con, trung thu
- Tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT - BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC) quy định về khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:
“2.30. Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:…
- Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm; sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.1.1 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp“.
- Liên quan đến nội dung các khoản chi phúc lợi của doanh nghiệp, Tổng cục Thuế đã có công văn số 158/TCT - CS ngày 12/1/2017 gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Theo Công văn 158/TCT-CS ngày 12/1/2017 của Tổng cục thuế gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Căn cứ các quy định nêu trên, doanh nghiệp tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động quy định tại Khoản 4 Điều 1 Nghị định số 91/2014/NĐ-CP ngày 1/10/2014 của Chính phủ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
Đối với doanh nghiệp nhà nước, công ty có cổ phần, vốn góp chi phối của Nhà nước trong năm có các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động đã tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định nêu trên, nếu doanh nghiệp có trích lập quỹ phúc lợi theo quy định thì cần đảm bảo nguyên tắc một khoản chi phúc lợi không hạch toán trùng từ hai nguồn (tính vào chi phí và nguồn quỹ phúc lợi).
- Theo Công văn 2489/CT-TTHT ngày 24/3/2016 của cục thuế TP.Hồ Chí Minh:
- Công văn số 2738/CT-TTHT ngày 18/1/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội:
>>> Xem thêm bài viết phụ cấp điện thoại tại đây nhé!
- Theo Công văn 4706/TCT-DNL ngày 26/11/2018 của Tổng cục thuế:
#6. Một số câu hỏi thường gặp về chi phí lương hợp lý
Hỏi: Hồ sơ chi phí lương hợp lý gồm những gì?
Trả lời: ES đã chia sẻ hồ sơ chi phí lương hợp lý bạn xem tại đây nhé.
Hỏi: Cách hạch toán chi phí lương như thế nào?
Trả lời: ES đã chia sẻ cách hạch toán chi phí lương bạn xem tại đây nhé.
Hỏi: Các khoản chi phí lương bị loại khi quyết toán thuế TNDN?
Trả lời: ES đã chia sẻ các khoản chi phí lương bị loại khi quyết toán thuế TNDN bạn xem tại đây nhé.
Hỏi: Một số lưu ý về chi phí lương hợp lý?
Trả lời: ES đã chia sẻ một số lưu ý về chi phí lương hợp lý bạn xem tại đây nhé.
Như vậy, trên đây Hãng Kiểm toán ES vừa chia sẻ xong nội dung bài viết. Nếu có câu hỏi hay vướng mắc gì các bạn vui lòng đặt câu hỏi theo đường dẫn: https://esaudit.com.vn/hoi-dap/ hoặc để lại bình luận hoặc bên dưới bài viết toàn bộ các vấn đề về chi phí lương hợp lý. Cảm ơn các bạn, chúc các bạn thành công!
