Biên bản đối chiếu công nợ là gì? Chắc hẳn ai đang làm việc trong lĩnh vực kế toán đều đã từng 1 lần nghe đến việc đối chiếu số dư công nợ. Vậy mục đích của công việc này là gì, cách thức thực hiện như thế nào và mẫu biểu ra làm sao. Qua bài viết này, chúng tôi với mong muốn cao nhất là hỗ trợ, giúp giảm gánh nặng cho các bạn làm kế toán bằng cách chia sẻ cho các bạn các quy định hiện hành về đối chiếu số dư công nợ cũng như các mẫu biểu đối chiếu xác nhận công nợ mới nhất hiện nay. Các bạn hãy cùng theo dõi nhé, nếu thấy bài viết hay đừng ngần ngại chia sẻ tới mọi người để công việc kế toán thật sự là nhẹ nhàng!
Để các bạn tiện theo dõi và thuận lợi khi tra cứu các vấn đề liên quan, mình tóm tắt các nội dung chính của bài viết:
Sau đây là nội dung chi tiết của bài chia sẻ:
#1. Tổng quan về đối chiếu công nợ
#1.1. Công nợ là gì?
Công nợ là các khoản tiền chưa thanh toán phát sinh từ hoạt động mua bán cung cấp các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ,… của một doanh nghiệp với một hoặc một số nhà cung cấp, khách hàng… Trong lĩnh vực kế toán, người đảm nhận công việc theo dõi – quản lý công nợ của doanh nghiệp được gọi là Kế toán công nợ.
#1.2. Các loại công nợ
Có các loại công nợ như sau:
- Công nợ phải thu: Là những khoản tiền mà doanh nghiệp đã bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán tiền.
- Công nợ phải trả: Là những khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho các nhà cung cấp, người bán phát sinh từ việc mua các loại hàng hóa, dịch vụ… để phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các khoản công nợ phải thu – phải trả khác: Bao gồm các khoản phải thu, phải trả nội bộ; tạm ứng; ký cược; ký quỹ và các khoản phải thu, phải trả khác.
#1.3. Đối chiếu công nợ là gì?
Đối chiều công nợ là việc so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp trên sổ sách với các số liệu trên hợp đồng và thực tiễn khi thực hiện các giao dịch, đồng thời, khi thực hiện việc đối chiếu, doanh nghiệp cần phải thu thập các chứng cứ có xác nhận của các bên liên quan để làm bằng chứng về số liệu trên sổ sách là đúng thực tế.
#1.4. Đối chiếu số dư công nợ trong tiếng anh là gì?
- Đối chiếu số dư công nợ trong tiếng anh là: "Debt comparison";
- Cấn trừ/đối trừ công nợ trong tiếng anh là: "Clearing debt".
#1.5. Biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Biên bản đối chiếu công nợ (Sau đây gọi tắt là ĐCCN) là căn cứ để kiểm tra tình hình thanh toán tiền hàng giữa bên mua và bên bán. Biên bản này nhằm mục đích đối chiếu số dư, tình hình thanh toán công nợ giữa các bên, không phải căn cứ để xác định nghĩa vụ thanh toán của từng bên.
#1.6. Quy định về đối chiếu số dư công nợ cuối kỳ kế toán
Việc đối chiếu số dư công nợ cuối năm là công việc bắt buộc của kế toán, nhằm xác định tính chính xác của các khoản công nợ trên Báo cáo tài chính.
Ngoài ra, biên bản đối chiếu số dư công nợ cũng là một bằng chứng phải có khi doanh nghiệp trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Cụ thể, hồ sơ gốc cần có khi trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC ngày 08 tháng 8 năm 2019 như sau:
"a) Phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả, bao gồm:
- Một trong số các chứng từ gốc sau: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ;
- Bản thanh lý hợp đồng (nếu có);
- Đối chiếu công nợ; trường hợp không có đối chiếu số dư công nợ thì phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát);
- Bảng kê công nợ;
- Các chứng từ khác có liên quan (nếu có)".
Như vậy, đối chiếu số dư, số phát sinh công nợ là công việc bắt buộc và có ý nghĩa rất lớn trong công tác kế toán, là căn cứ quan trọng để đảm bảo tính chính xác của các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính của một doanh nghiệp.
>>>Xem thêm quy định trích lập dự phòng phải thu khó đòi tại đây nhé!
#2. Các mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Hiện nay có nhiều loại mẫu đối chiếu số dư công nợ như: Biên bản đối chiếu xác nhận công nợ 2 bên, đối chiếu và bù trừ công nợ 3 bên, mẫu đối chiếu số dư công nợ bằng Excel, đối chiếu số dư công nợ trong xây dựng, trên phần mềm misa. Về cơ bản các loại trên đều có chung một nội dung, nhưng khác nhau ở cách trình bày. Qua bài viết này, mình sẽ hướng dẫn và cung cấp cho các bạn 2 mẫu biên bản đối chiếu số dư công nợ phổ biến nhất hiện nay đó là: Biên bản đối chiếu số dư công nợ 2 bên và biên bản đối chiếu số dư công nợ 2 bên bằng Excel. Các bạn hãy theo dõi nhé.
#2.1. Biên bản đối chiếu 2 bên
Dưới đây là một mẫu biên bản đối chiếu số dư, số phát sinh công nợ giữa 2 doanh nghiệp, thương gọi là đối chiếu 2 bên.
Các nội dung cần phải có trong biên bản đối chiếu này bao gồm:
- Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của từng bên;
- Ngày tháng, thời điểm đối chiếu số dư;
- Chi tiết tình hình thanh toán, số dư còn phải thanh toán;
- Kết luận về số dư tại thời điểm đối chiếu;
- Xác nhận của các bên.
Để thuận tiện cho các bạn, mình đã chuẩn bị sẵn mẫu file đối chiếu số dư công nợ, các bạn vui lòng tải file này tại đây nhé!
>>> Tải file đối chiếu số dư các khoản công nợ hai bên tại đây nhé!
#2.2. Mẫu biên bản đối chiếu bằng Excel
Ở đây, mình sẽ cung cấp cho các bạn mẫu biên bản ĐCCN trên Excel. Các bạn chỉ cần điền thông tin khách hàng và số tiền và in ra giấy thôi, thật dễ dàng phải không nào!
Các bạn xem minh họa ở hình dưới đây nhé!
Để thuận tiện cho các bạn, mình đã chuẩn bị sẵn mẫu file đối chiếu số dư công nợ bằng Excel, các bạn có nhu cầu sử dụng thì tải tại đây nhé!
>>> Tải file đối chiếu số dư các khoản công nợ bằng excel tại đây nhé!
Trên đây, mình đã chia sẻ cho các bạn 2 mẫu biên bản ĐCCN phổ biến nhất hiện nay, hy vọng sẽ giúp ích cho công việc kế toán của các bạn.
#3. Một số câu hỏi liên quan đến công nợ và đối chiếu
Sau đây là chuyên mục hỏi đáp, các câu hỏi xung quanh vấn đề công nợ, đối chiếu xác nhận số dư công nợ thường gặp. Các bạn có câu hỏi nào thì hãy nhanh chóng gửi để bên mình giải đáp trong thời gian sớm nhất nhé!
Hỏi: Khi nào cần làm biên bản đối chiếu số dư công nợ?
Trả lời: Biên bản ĐCCN được dùng khi các bên muốn xác minh lại số dư của các khoản công nợ, thường thì các doanh nghiệp sử dụng vào cuối kỳ kế toán để làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.
Hỏi: Tại sao phải đối chiếu số dư công nợ?
Trả lời: Đối chiều số dư công nợ giúp thu thập các chứng cứ có xác nhận của các bên có liên quan để làm bằng chứng về số liệu trên sổ sách là đúng thực tế. Ngoài ra, nó là một chứng cứ khi doanh nghiệp trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
Như vậy, trên đây Hãng Kiểm toán ES vừa chia sẻ cho các bạn các quy định về đối chiếu công nợ mới nhất hiện nay. Nếu có câu hỏi hay vướng mắc gì trong quá trình thực hiện các bạn vui lòng đặt câu hỏi theo đường dẫn: https://esaudit.com.vn/hoi-dap/ hoặc để lại bình luận hoặc bên dưới bài viết toàn bộ các vấn đề liên quan đến biên bản đối chiếu công nợ. Cảm ơn các bạn, chúc các bạn thành công!
