Chi phí xăng dầu, cầu đường... khi doanh nghiệp, tổ chức mượn, thuê xe của cá nhân hoặc xe ô tô có đăng ký mang tên doanh nghiệp được tính là chi phí hợp lý khi hồ sơ có những gì? Căn cứ pháp lý và cách hạch toán của khoản chi phí trên như thế nào? Mời các bạn tham khảo bài viết của Hãng kiểm toán ES dưới đây.
- Bộ hồ sơ chi phí du lịch, quà tặng quảng cáo đầy đủ nhất
- Công tác phí là gì? Bộ hồ sơ chi phí công tác của doanh nghiệp gồm những gì?
Để nhận đầy đủ các Chia sẻ Bộ mẫu hồ sơ, chứng từ Chi phí xăng dầu FULL hãy để lại thông tin Họ và tên (đầy đủ) và Email (chính xác). Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ gửi lại cho bạn ngay (chậm nhất 05 phút).
Chúng ta cùng điểm qua nội dung chính của bài viết dưới đây nhé.
#1. Căn cứ pháp lý của chi phí xăng dầu
Căn cứ Khoản 1 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi tại điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC quy định điều kiện tính chi phí được trừ bao gồm:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính có phát sinh khoản chi phí này).
Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.
Căn cứ điểm 2.3 Khoản 2 thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi tại Điểm 2.3 Khoản 2 điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:
Phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá đối với một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đã được Nhà nước ban hành định mức.
==>> Như vậy từ năm 2014 Doanh nghiệp không phải gửi đăng ký định mức tiêu hao cho cơ quan thuế nhưng vẫn phải xây dựng định mức lưu tại đơn vị và chấp hành các định mức nếu Nhà nước có quy định.
#2. Hồ sơ chi phí xăng dầu
#2.1 Trường hợp Xe ô tô là sở hữu của doanh nghiệp
- Hồ sơ chuẩn bị bao gồm:
+ Bản đăng ký sử dụng xe đi công tác;
+ Bản xác nhận giao hàng bằng xe;
+ Lịch trình hoạt động xe;
+ Định mức sử dụng nhiên liệu;
+ Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy. Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng;
+ Hóa đơn GTGT tiền xăng;
+ Quy chế về sử dụng xe của doanh nghiệp;
#2.2 Xe ô tô là đi mượn, đi thuê
- Hồ sơ chuẩn bị bao gồm:
+ Hợp đồng thuê xe, mượn xe trong đó ghi rõ bên đi thuê chịu mọi chi phí về xăng xe, vé xe…;
+ Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của việc thuê xe – Chứng từ thanh toán;
+ Mục đích của việc thuê xe phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh;
+ Lịch trình hoạt động xe;
+ Định mức sử dụng nhiên liệu;
+ Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy. Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng;
+ Hóa đơn GTGT của xăng;
- Đối với chi phí thuê xe trên 100 triệu đồng/năm thì nộp bổ sung 3 loại thuế sau:
+ Thuế môn bài;
+ Thuế GTGT: 5% trên tổng doanh thu;
+ Thuế TNDN: 5% trên tổng doanh thu.
#3. Cách hạch toán chi phí cầu đường, xăng dầu
#3.1 Chi phí thuê xe
– Nếu chi phí thuê xe thanh toán theo từng kỳ.
Nợ TK 641, 642, 627,154
– Nếu thanh toán chi phí thuê xe nhiều kỳ.
Nợ TK 242
- Định kỳ phân bổ vào chi phí
Nợ TK 641, 642, 627,154
Có TK 242
#3.2 Hạch toán chi phí cầu đường, xăng dầu
Chi phí xăng dầu, cầu đường hạch toán:
Nợ TK 152, 627, 154...
Cuối tháng, căn cứ vào định mức và số Km xe chạy để xuất kho hạch toán:
Nợ TK 621, 154
Có TK 152...
#4. Một số câu hỏi thường gặp về chi phí doanh nghiệp
Hỏi: Chi phí cầu đường, xăng dầu cần bộ hồ sơ gì?
Trả lời: ES đã chia sẻ bộ hồ sơ với chi phí xăng dầu, cầu đường bạn xem tại đây nhé.
Hỏi: Bộ hồ sơ chi phí quảng cáo gồm những gì?
Trả lời: Với bộ hồ sơ chi phí quảng cáo ES đã chia sẻ bạn xem tại đây nhé.
Hỏi: Chi phí du lịch hạch toán như thế nào?
Trả lời: ES đã chia sẻ hạch toán chi phí du lịch cho nhân viên bạn xem tại đây nhé.
Hỏi: Chi phí quảng cáo có bị khống chế không?
Trả lời: Trước kia chi phí quảng cáo bị khống chế, tuy nhiên từ ngày 01/01/2015 thì không còn nữa bạn nhé.
Trên đây là chia sẻ của Hãng Kiểm toán ES về chi phí xăng dầu, cầu đường. Nếu có vấn đề nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ, bạn đọc có thể đặt câu hỏi theo đường dẫn: https://esaudit.com.vn/hoi-dap/ hoặc để lại bình luận bên dưới bài viết hồ sơ chi phí xăng dầu. Cám ơn bạn đã theo dõi.
