Bảng chấm công là gì? Mẫu bảng chấm công nào hiện nay đang được các doanh nghiệp áp dụng? Hãy cùng ES tìm hiểu bài viết dưới đây để có thể TẢI mẫu bảng chấm công CỰC ĐƠN GIẢN nhưng đầy đủ CÔNG THỨC ai cũng có thể làm được để áp dụng cho doanh nghiệp của đơn vị mình nhé!

Mục lục

#1. Mẫu bảng chấm công là gì?

Mẫu bảng chấm công là một loại văn bản thuộc chứng từ kế toán ,được sử dụng để các doanh nghiệp làm căn cứ để tính lương cũng như quản lý được người lao động một cách rõ nét nhất. Dựa vào nội dung đã quy định tại Phụ lục 3 của Thông tư 133/2016/TT-BTC và TT200/2014/TT-BTC, phần danh mục và mẫu biểu chứng từ thì có mẫu bảng chấm công (Mẫu 01a-TĐTL) để các doanh nghiệp áp dụng.

Tuy nhiên đây cũng là văn bản chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn nên các doanh nghiệp có thể chủ động tự xây dựng mẫu bảng chấm công phù hợp với quy mô cũng như tính chất hoạt động của tổ chức mình để quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất. Mặc dù vậy những mẫu bảng chấm công được áp dụng vẫn phải đáp ứng đầy đủ các quy định đảm bảo được nguyên tắc minh bạch, rõ ràng, dể kiểm tra, đối chiếu, kiểm soát và kịp thời.

Mẫu bảng chấm công hàng ngày được lập trên file excel vừa đơn giản nhưng vẫn đảm bảo được sự minh bạch, rõ ràng, công bằng cho tất cả nhân viên của bất kể công ty nào. Bất kể là ngày nghỉ phép, nghỉ lễ hay nghỉ phép không lương đều được người phụ trách chấm công đầy đủ.

#2. Các phương pháp chấm công phổ biến hiện nay

Tùy theo quy định của từng công ty, tính chất công việc mà nhân viên đang đảm nhận sẽ áp dụng phương pháp chấm công tương ứng phù hợp.

Dưới đây là 4 phương pháp chấm công phổ biến và đạt hiệu quả nhất :

+ Chấm công theo ngày

Mỗi nhân viên - người lao động làm việc tại doanh nghiệp sẽ thực hiện chấm công trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm việc trong ngày - người phụ trách chấm công sau đó sẽ dùng 1 ký hiệu (đã được quy ước ) để chấm công ngày đó tương ứng cho nhân viên

+ Chấm công theo giờ

Trường hợp người lao động làm việc theo giờ thì áp dụng chấm công theo giờ - làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo ký hiệu quy định rồi ghi số giờ công thực bên cạnh ký hiệu tương ứng.

+ Chấm công bằng máy chấm công, vân tay, thẻ từ...

Hệ thống máy chấm công vân tay kiểm soát ra vào là một cỗ máy làm thay nhiệm vụ chấm công của 1 nhân viên nhân sự làm nhiệm vụ chấm công. Nhưng vì là máy móc nên sẽ không có sự sai sót và rất chính xác trong việc chấm công tính lương và kiểm soát giờ giấc làm việc của nhân viên

+ Chấm công nghỉ bù

Tức là người lao động làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm - khi đó họ được chấm nghỉ bù và vẫn tính trả lương thời gian.

#3. Các tiêu chí khi lựa chọn giải pháp chấm công

#3.1 Số lượng nhân sự, ngành nghề kinh doanh

Tùy thuộc vào số lượng nhân sự, lĩnh vực kinh doanh để doanh nghiệp lựa chọn giải pháp chấm công phù hợp nhất. Ví dụ:

- Các doanh nghiệp sản xuất với lượng nhân sự quá đông, chấm công bằng thẻ từ có lẽ là lựa chọn hàng đầu. Bởi vì khi đó, cái họ cần là sự nhanh chóng và chính xác tuyệt đối.

- Các doanh nghiệp, phòng ban làm việc với tính bảo mật cao thì chấm công khuôn mặt được ưu tiên nhiều hơn

- Doanh nghiệp với số nhân sự vừa phải, mô hình hẹp thì chấm công bằng vân tay khá hợp lý

#3.2 Chi phí

Chi phí là một trong những lý do hàng đầu khi quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ nào đó. Khi chi phí hợp lý đi kèm với lợi ích tốt thì lựa chọn cũng càng cao.

#3.3 Tuổi thọ sản phẩm, tính hư hỏng

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp dựa theo tuổi thọ của nó. Với lượng nhân sự quá đông, khi một thiết bị hỏng hóc sẽ dẫn đến rất nhiều hệ quả xấu. Họ phải thay mới, tiến hành kết nối lại từ đầu, thậm chí là mất hết dữ liệu

#3.4 Khả năng tích hợp với phần mềm tính lương

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm tính lương để trả lương cho nhân viên. Và lúc này, các giải pháp chấm công phải có khả năng tích hợp với phần mềm. Khi đó, công việc kiểm tra ngày công cho đến tính toán lương bổng sẽ nhanh chóng hơn rất nhiều.

#4. Phương pháp và trách nhiệm ghi

- Hàng ngày, trưởng phòng, ban, bộ phận,… hoặc người được ủy quyền căn cứ tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào các ngày tương ứng trong tháng theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.
- Tùy thuộc vào điều kiện sản xuất, kinh doanh của từng đơn vị để thực hiện phương pháp chấm công thích hợp và hiệu quả.
Mẫu Bảng chấm công trên đây được thực hiện theo phương pháp chấm công theo ngày. Theo đó, người lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm các việc khác như học tập, hội nghị, nghỉ chế độ,… thì dùng ký hiệu tương ứng để chấm công cho ngày đó.
Lưu ý:
+ Nếu trong ngày, người lao động làm 2 công việc có thời gian khác nhau thì chấm công theo công việc chiếm nhiều thời gian nhất.
Ví dụ: Lao động A dự hội nghị 5 tiếng, làm việc tại đơn vị 3 tiếng thì cả ngày chấm công theo việc dự hội nghị.
+ Nếu trong ngày, người lao động làm 2 công việc có thời gian bằng nhau thì chấm công theo công việc diễn ra trước.
Ví dụ: Lao động B dự hội nghị 4 tiếng, làm việc tại đơn vị 4 tiếng thì cả ngày chấm công theo việc dự hội nghị.
- Bảng chấm công thể hiện rõ số ngày trong tháng (tối thiểu 28 ngày và tối đa 31 ngày tùy theo tháng). Tương ứng với các ngày là các thứ trong tuần. Việc lập bảng chấm công chi tiết sẽ thuận lợi cho người quản lý trong việc theo dõi, đánh giá nhân viên của mình.
- Người lao động làm việc tại đơn vị đủ thời gian theo hợp đồng lao động, nội quy, quy chế cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ được tính là 01 công và đánh dấu “x” vào ngày đó.
Các trường hợp khác đánh dấu theo ký hiệu tương ứng.
- Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các giấy tờ liên quan (Đơn xin nghỉ mát, Đơn xin nghỉ việc không hưởng lương,…) về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu.
Bộ phận kế toán xây dựng bảng lương tháng trả cho người lao động và trình cùng Bảng chấm công này tới Giám đốc/Tổng Giám đốc ký phê duyệt.

#5. Lập bảng chấm công trên excel

#5.1. Mẫu bảng chấm công

Dưới đây ES xin chia sẽ Mẫu bảng chấm công năm 2021 file Excel mới nhất (theo đúng lịch của năm 2021).

mau
Mẫu bảng chấm công năm 2021

>>>Tải mẫu bảng chấm công 2021 tại đây nhé!

#5.2. Cách lập bảng chấm công

Tương ứng với mỗi cột trong mẫu bảng chấm công được chia sẻ trên đây, người phụ trách chấm công thực hiện điền như sau:
+ Cột thứ tự: ghi số thứ tự số nhân viên hiện có trong bộ phận, phòng ban, tổ/ nhóm;
+ Cột Họ và tên: ghi tên từng nhân viên hiện làm việc trong bộ phận, phòng ban, tổ/ nhóm;
+ Cột Chức vụ: ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc, chức vụ tương ứng của từng nhân viên trong cột B;
+ Cột 1-31: ghi các ngày trong tháng chấm công, từ ngày 1 đến ngày cuối cùng của tháng đó;
+ Cột 32: ghi tổng số công thực của từng nhân viên trong tháng.
Hàng ngày, người được phân công phụ trách chấm công sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận để chấm công cho từng nhân viên – ghi vào ngày tương ứng trong các cột theo đúng ký hiệu quy định.
Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận tiến hành ký vào bảng chấm công – chuyển cho bộ phận kế toán (kèm các loại giấy tờ liên quan như Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,...) kiểm tra, đối chiếu qui ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội.

#6. Một số câu hỏi thường gặp liên quan đến mẫu bảng chấm công hiện nay

Hỏi: Mẫu bảng chấm công là gì?

Trả lời: Mẫu bảng chấm công là một loại văn bản thuộc chứng từ kế toán ,được sử dụng để các doanh nghiệp làm căn cứ để tính lương cũng như quản lý được người lao động một cách rõ nét nhất.

Hỏi: Để đánh giá sự chăm chỉ tích cực của từng nhân viên, qua đó làm căn cứ để tính lương cũng như xem hiệu quả công việc thì doanh nghiệp cần căn cứ vào những tiêu chí nào để lựa chọn giải pháp chấm công tốt nhất?

Trả lời: Có 4 tiêu chí là Số lượng nhân sự, ngành nghề kinh doanh; Chi phí; Tuổi thọ sản phẩm và Khả năng tích hợp với phần mềm tính lương bạn nhé.

Hỏi: Mẫu bảng chấm công nào đang được sử dụng phổ biến nhất?

Trả lời: ES đã chia sẻ mẫu bảng chấm công đầy đủ nhất bạn xem tại đây nhé.

Trên đây là những chia sẻ của Hãng kiểm toán ES về mẫu bảng chấm công và những thông tin liên quan mà cả phía doanh nghiệp và người lao động cần biết. Nếu có vấn đề nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ, bạn đọc có thể để lại bình luận bên dưới hoặc đặt câu hỏi theo đường dẫn dưới đây để được hỗ trợ về mẫu bảng chấm công trong thời gian sớm nhất nhé: https://esaudit.com.vn/hoi-dap/. Cám ơn bạn đã theo dõi!